Ответственность за утерю документов постоянного хранения. Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов. Очевидное - невероятное

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ).
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5 тысяч рублей до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 года № ВГ-4-13/94н.
Как правило, при выборе аналогичной организации учитывается ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.
Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.
Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).
Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример
В феврале 2002 года в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 год. В мае 2002 года на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 год.
Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".
При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в таблицах 1 и 2. Из таблицы 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 рублей (361 000 - 322 000). На основании данных таблицы 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 рублей (112 700 - 104 800).
В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по статье 122 НК РФ.

Таблица 1

Расчет налога на прибыль (руб.):

Таблица 2

Расчет НДС (руб.):

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.
Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По статье 401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган и т. д.). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями, сигнализацией и т. д.), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад и т. д.).
Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?
Сначала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 798 "События после отчетной даты", утвержденное приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке…

Налогоплательщик избежит пересчет налогов и уплату пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.
Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т. д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.
К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.
Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По статье 64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.
Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Мария ИВАНОВА
Материал предоставлен журналом "Московский бухгалтер" Источник материала -

Чем чревато отсутствие первичных документов? Какие меры должна предпринять компания в случае утраты документов? По ряду причин компания может утратить первичные документы. Нужно ли их восстанавливать и как это сделать? Какие проблемы могут возникнуть у компании, если не предпринимать никаких мер по восстановлению утраченных документов?

Последствия утраты первичных документов

Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).

За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).

Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.

Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Если компания не сможет документально подтвердить произведенные расходы, то налоговики могут доначислить налог на прибыль, снять вычеты по НДС, оштрафовать компанию и начислить пени.

При этом судами не принимаются доводы налогоплательщика о том, что в случае утраты первичной документации размер вычетов по НДС может быть установлен на основании иных (кроме счетов-фактур) документов, в частности, налоговых деклараций по НДС, выписок о движении денежных средств по расчетному счету и дополнительных листов к книгам покупок.

НАПРИМЕР

В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.

При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.

Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).

Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).

Что делать в случае утраты документов

Порядок восстановления утраченных документов прописан в п.6.8 «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. №105.

Шаг 1. Составить перечень утраченных документов, которые необходимо восстановить.

Сразу отметим, что восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.

Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает лишь общий срок жизни бухгалтерский документов - не менее пяти лет. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. №558 (действует с 30 сентября 2011 г.) утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее по тексту - Перечень).

При применении Перечня следует учитывать, что установленные сроки хранения документов нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) - не менее 5 лет.

Отдельные сроки хранения установлены для документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов), - не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст.24 НК РФ).

Шаг 2. Назначить приказом руководителя компании комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Шаг 3. Собрать справки, подтверждающие факт утраты документов.

Например, если документы утрачены вследствие:

• пожара, урагана, наводнения или иных катаклизмов (например, в результате падения метеорита в г.Челябинске) – справка МЧС либо Гидрометцентра РФ;
• хищения – справка МВД РФ;
• коммунальной аварии (например, затоп) – справка ЖЭО.

Шаг 4. Оформить результаты работы комиссии.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Форма акта - произвольная.

Шаг 5. Восстановление утраченных документов.

Как показывает судебная практика, компания может подтвердить заявленные расходы восстановленными копиями документов. Способ же восстановления документов компания определяет сама, исходя из применяемых способов бухгалтерского учета (например, распечатывает из программы перечень недостающих документов в разрезе их непосредственных кураторов).

Сам порядок оформления копий документов регламентирован пп.23,25 п.3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ».

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

• подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
• избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

• МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
• управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
• органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

• <или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

• <или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

• <или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
• <или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.

Изучая судебную практику в сфере архивного дела, нам попался ряд необычных в своих решениях дел. Основной объем судебных дел приходится на ст. 13.25 КоАП РФ. Наше внимание привлекло несколько дел, связанных с уничтожением или утратой документов, в результате чего был, в той или иной форме, нанесен ущерб общественным или частным интересам.

Так, первое дело было рассмотрено судом по заявлению гражданина Ереско С.П. с просьбой о привлечении к ответственности по факту уничтожения авторской рукописи монографии "Буровой режущий инструмент". Определением старшего государственного инспектора Управления Министерства культуры России по Сибирскому федеральному округу от 30 июля 2014 года в возбуждении дела об административном правонарушении по ст. 13.20 КоАП РФ в отношении ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" отказано ввиду отсутствия состава административного правонарушения.

Однако гражданин Ереско С.П. не согласился с принятым определением и обратился в суд, но суд отказал в удовлетворении жалобы. В связи с этим гражданин был вынужден обратиться в вышестоящую инстанцию - в Красноярский краевой суд. Он просил суд решение суда отменить, указав, что суду следовало проверить законность каждого определения в отдельном производстве, так как определения выносились без учета положений действующего законодательства, регламентирующего правила хранения рукописей, без проверки факта ее хранения либо уничтожения. Нарушение сроков хранения рукописей носит систематический (длящийся) характер, вынесение определений об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении без составления протокола об административном правонарушении неправомерно, решение не содержит всех необходимых сведений.

Очень странным кажется принятое судом решение. В своих доводах суд ссылается на следующие основания, которые легли в основу принятого решения.
1. Суд посчитал, что срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, предусмотренное ст. 13.20 КоАП РФ, составляет согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ три месяца, поэтому на момент обращения истца он истек.
2. Суд посчитал, что ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" не является субъектом ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ, которая предусматривает наказание для граждан и должностных лиц, а также по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, поскольку согласно уставу не относится к обществам с ограниченной ответственностью либо унитарным предприятиям.

Давайте разберемся, мог ли суд привлечь к ответственности университет либо ректора университета как должностное лицо.
Действительно, в статье 13.25 КоАП РФ не имеется указаний на образовательную организацию в качестве субъекта, несущего ответственность. А как же быть с ректором университета? Ведь статья 2.4 КоАП "Административная ответственность должностных лиц" прямо дает определение должностного лица <1>. Кроме того, Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" в ст. 51 "Правовой статус руководителя образовательной организации" прямо указывает на то, что руководитель ВУЗа осуществляет руководство и несет ответственность за руководство образовательной, научной, воспитательной работой и организационно-хозяйственной деятельностью образовательной организации. Только на этом основании ректора университета можно было привлечь к административной ответственности по статье 13.20 КоАП с назначением штрафа в 300 - 500 рублей.
——————————–
<1> Под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, арбитражные управляющие, а также совершившие административные правонарушения члены советов директоров (наблюдательных советов), коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций), счетных комиссий, ревизионных комиссий (ревизоры), ликвидационных комиссий юридических лиц и руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов других организаций, физические лица, являющиеся учредителями (участниками) юридических лиц, руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов организаций, являющихся учредителями юридических лиц, несут административную ответственность как должностные лица.

Нельзя не отметить правовую коллизию, связанную со статьей 4.5 КоАП, на которую сослался суд, исключив производство по делу в связи с истечением срока давности по данному правонарушению. Срок давности по статье 13.20 КоАП начинает исчисляться с момента фактического совершения правонарушения, а именно с даты уничтожения документов. В материалах дела нет совершенно никакой информации о проведении проверки в ВУЗе по факту обращения гражданина. Объективно гражданин не мог знать о совершенном правонарушении, чтобы обратиться в установленный срок, поэтому можно было применить норму части 2 статьи 4.5 и начинать срок исчисления с даты обнаружения административного правонарушения <2>.
——————————–
<2> Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 г. N 5 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях".

Также суд совершенно не рассмотрел нормы о сроках хранения рукописей. Так, согласно статье 709 Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций его системы срок хранения рукописи неопубликованной работы в ВУЗе 15 лет, а для опубликованных работ - 5 лет (ст. 708). Этот перечень не отменен и действует.
Второе дело, которое мы рассмотрим, касается уничтожения 737 инвентарных дел на объекты недвижимости.
Суть этого дела в том, что ответчик неверно применил нормы о хранении документов и ссылался в своих доводах на Приказ Минземстроя РФ от 04.08.1998 N 37 "Об утверждении Инструкции о проведении учета жилищного фонда в РФ". В соответствии с п. 8.9 указанной Инструкции материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы. Пункт 8.11 Инструкции дает понятие инвентарного дела.
Однако суд пришел к иному выводу. С принятием Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" все нормативно-правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 01.01.2013. Согласно части 8 статьи 47 указанного Закона впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с названным Федеральным законом указанные Законы и иные нормативные правовые акты применяются постольку, поскольку они не противоречат данному Федеральному закону или издаваемым в соответствии с ним иным нормативным правовым актам Российской Федерации. При этом нормативные правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 1 января 2013 г. Как следует из преамбулы к поименованной выше Инструкции, Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 13 октября 1997 г. N 1301 Минземстроем России, Московским областным бюро технической инвентаризации, Московским городским бюро технической инвентаризации, Республиканским управлением технической инвентаризации и определяет основные требования к организации и порядку проведения технической инвентаризации и учета жилищного фонда в городах и других поселениях Российской Федерации. Таким образом, Инструкция относится к нормативным правовым актам в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства и ее предписания в названной сфере в силу части 8 статьи 47 Федерального закона "О государственном кадастре недвижимости" могли применяться лишь до 1 января 2013 г.
Так, по мнению истца, нужно было применить нормы Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182). Статьи 930, 931 указанного Перечня устанавливают постоянный срок хранения в организациях-разработчиках (авторах документов) инвентарных межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности и погашенных инвентарных, межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности.
Доводы ответчика о том, что уничтожена лишь техническая документация, а не инвентарные дела в целом, не влияют на квалификацию деяния, поскольку указанными выше нормативно-правовыми актами не установлены иные сроки хранения отдельных документов, входящих в состав инвентарного дела, и не предусмотрена возможность уничтожения части инвентарных дел, подлежащих постоянному хранению, какой-либо технической документации из них.
Как следует из протокола заседания экспертной комиссии от 26.05.2013, экспертной комиссией проведена экспертиза ценности технической документации - инвентарных дел на объекты недвижимости, хранящихся в архиве, и принято решение об уничтожении документации с истекшим сроком хранения согласно представленным спискам в количестве 737 дел. Факт уничтожения технической документации 737 инвентарных дел не отрицается ответчиком и подтвержден его защитником в судебном заседании.
Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В. признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях, ей назначено наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей (см. таблицу 1).

Таблица 1. Дело об уничтожении
737 инвентарных дел на объекты недвижимости

Следующее дело касается утраты бланка строгой отчетности страховщиком, вследствие чего суд признал договор страхования незаключенным.
Обстоятельства рассмотренного дела таковы. Гражданин Ф. обратился в суд с иском к ООО "СК "Оранта" о взыскании страхового возмещения в размере 950 000 рублей. Предметом страхования является автомашина. По условиям договора страховыми рисками являются "Угон/Хищение" и "Ущерб".
В период действия договора страхования произошел страховой случай - хищение автомашины. Постановлениями следователей СУУ МВД России по г. Самаре по факту кражи застрахованного транспортного средства было возбуждено уголовное дело в отношении неустановленного лица, по которому он был признан потерпевшим, и о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.
Гражданин обратился в ООО "СК "Оранта" с заявлением о наступлении страхового случая, приложив к нему все необходимые для выплаты страхового возмещения документы, однако ответа на него не получил. Бездействие страховой компании расценивает как отказ от исполнения обязательств, что недопустимо в силу закона.
Казалось бы, обычное гражданское дело по возмещению в связи с наступлением страхового случая. Страховая компания отказала заявителю, в связи с чем гражданин обратился в суд. И суд не нашел оснований для выплаты страховки.
Из пояснений страховой компании следует, что договор страхования автомобиля с Ф. не заключался. Бланк договора страхования АТ N 0239139 и квитанция на получение страховой премии N 1529263 были признаны недействительными в связи с их утерей страховым агентом Тольяттинского филиала ООО "СК "Оранта" Р. Информация об этом в соответствии с требованиями пункта 18 Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н, страховой компанией размещена в сети Интернет на своем сайте <3>.
——————————–
<3> Согласно пункту 18 Перечня сведения об утраченных и (или) похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и (или) на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством Российской Федерации требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.

Разрешая заявленные требования, суд первой инстанции обоснованно исходил из того, что договор добровольного страхования средств наземного транспорта и гражданской ответственности владельцев транспортных средств АТ N 0239139, предметом которого является автомашина, между сторонами не заключался, в связи с чем пришел к правильному выводу об отказе в удовлетворении заявленных истцом требований.
Страховая компания сама не обеспечила сохранность документов, т.к. согласно пункту 2.1 ст. 6 Закона РФ "Об организации страхового дела в Российской Федерации" от 27 ноября 1992 года N 4015-1 страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора. Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н утверждены Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов. Указанный Перечень разработан в соответствии с пунктом 2.1 статьи 6 Закона Российской Федерации от 27 ноября 1992 г. N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации". Требования к обеспечению сохранности документов, указанные в Перечне, обязательны для выполнения страховщиками.
Представляется неоднозначным видение этого дела. Тех документов о заключении договора страхования КАСКО, что представлены истцом, суду показалось недостаточно, чтобы признать сделку состоявшейся. В итоге еще и гражданин Ф. должен был ознакомиться с информацией об утере бланка строгой отчетности на сайте компании. Встает вопрос о том, как он должен был узнать о том, что бланк потерян? Пункт 18 Перечня не обязывает клиента раз в месяц проверять номер полиса на предмет его утраты компанией.
В иных двусторонних правоотношениях, где требуется заключать сделку письменно, утрата документа одной стороной не отменяет факт наступления этого правоотношения.
Удобный инструмент для страховых компаний - потерять документы с целью отказа в возмещении ущерба по страховому случаю.

Таблица 2. Дело о бланке строгой отчетности

Еще одно дело, связанное с уничтожением документов. Казалось бы, дело простое, с признанием вины. Но тут вновь ответчик, не верно истолковав нормы о хранении документов, может быть, и умышленно, получил небольшой штраф - 2 500 рублей.
В организации ООО "Объединенная Городская Компания Новый Коммунальный Стандарт" после 16.10.2015 уничтожены документы, относящиеся к собранию собственников помещений многоквартирного дома, а именно бланки голосования от 18.03.2015, тем самым создано препятствие собственникам помещений дома для обжалования принятых решений по указанному собранию. Директор компании вину признал, дал письменное пояснение. Согласно акту о выделении документов для уничтожения от 16.10.2015 в организации ООО "ОГК НКС" было принято решение об уничтожении документов, относящихся к собранию собственников помещений многоквартирного дома от 18.03.2015, - документов, содержащих персональные данные лиц, принимающих участие в голосовании (бланки голосования). Бюллетени для голосования (ввиду защиты персональных данных) были уничтожены.
Заслушав материалы дела, суд приходит к убеждению о виновности должностного лица - генерального директора ООО "ОГК НКС" в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, т.е. в неисполнении обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также в нарушении установленных порядка и сроков хранения таких документов.

Дело в том, что четкие сроки хранения бюллетеней для голосования в нормативно-правовых актах отсутствуют, т.е. законодательно не определены. Однако, исходя из нормы части 6 статьи 46 Жилищного кодекса РФ <4>, можно предположить, что срок хранения не менее 6 месяцев со дня, когда собственник узнал или должен был узнать о принятом решении.
——————————–
<4> Собственник помещения в многоквартирном доме вправе обжаловать в суд решение, принятое общим собранием собственников помещений в данном доме с нарушением требований настоящего Кодекса, в случае, если он не принимал участия в этом собрании или голосовал против принятия такого решения и если таким решением нарушены его права и законные интересы. Заявление о таком обжаловании может быть подано в суд в течение шести месяцев со дня, когда указанный собственник узнал или должен был узнать о принятом решении. Суд с учетом всех обстоятельств дела вправе оставить в силе обжалуемое решение, если голосование указанного собственника не могло повлиять на результаты голосования, допущенные нарушения не являются существенными и принятое решение не повлекло за собой причинение убытков указанному собственнику.

Этот вопрос в судах возникал неоднократно. Очевиден пробел в этой сфере.

Дело о постановке на учет лица в качестве безработного

Архивная справка решает все.
В очередной раз подтверждается значимость сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий, т.к. получение архивной справки о заработной плате - это единственная возможность подтвердить официальный доход.
Истец обратился в КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" с заявлением о регистрации его в качестве безработного, но получил отказ, поскольку не представил справку о средней заработной плате установленного образца. Вместе с тем в центр занятости представлена справка из архива о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы. Предоставление архивной справки обусловлено ликвидацией СПК "Паутовский".
На основе данного отказа прокурор обратился в суд в интересах гражданина с исковым заявлением к КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района". Просил суд обязать КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" зарегистрировать гражданина в качестве безработного и назначить ему пособие по безработице.
Из возражений ответчика:
истец не представил справку о среднем заработке с последнего места работы, вместо которой была представлена архивная справка. Согласно разъяснениям, изложенным в письме Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 05.08.2011, перечень документов, необходимых для принятия решения о признании гражданина безработным, является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию в части замены справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы ее копией.
Однако суд, исходя из здравого смысла и недопущения в данном случае формального толкования норм ведомственных актов, посчитал, что нельзя допускать ущемление конституционно гарантированного права гражданина на социальные выплаты, получение помощи в трудоустройстве. Гражданин представил официальный документ, надлежащим образом удостоверенный и содержащий истребуемые сведения.
Суд указал, что среднемесячный заработок работника может подтверждаться справкой, выданной в случае ликвидации работодателя архивной организацией, располагающей необходимыми сведениями, переданными работодателем, поскольку в ином порядке получение требуемых документов не представляется возможным. В итоге решение Нижнеомского районного суда Омской области от 30 января 2013 года оставлено без изменения, апелляционная жалоба Казенного учреждения Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" - без удовлетворения.

Таблица 4. Дело об архивной справке

М.М. Сичкарева
Главный специалист
Аппарат Правительства Пермского края

Вчера отменили запрос по поводу льготу многодетным родителям. Но я еще спрашивала о последствиях утери первичных документов раньше истечения срока их хранения (5 лет).

Если компания потеряла документы, то она не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за это предусмотрена ст. 120 НК РФ. Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода штраф составит - 10000 руб., если нарушение обнаружат в разных налоговых периодов - 30000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000руб.

Кроме того, по заявлению налоговой суд может применить к должностным лицам (например, руководителю) административную ответственность в виде штрафа:

От 300 до 500руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля;

От 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Ответственность за отсутствие первичных документов

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением ( , ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

• от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
• от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов ( , КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

• если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
• если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (

Как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить