Локальный акт о персональных данных. Самое важное о документах по защите персональных данных работников в организации: оформление комплекта и образцы. Локальные нормативные акты работодателя - разберемся в нюансах

Определяет как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:

• дата рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и проживания;
• номер СНИЛС;
• информация об образовании и трудовом стаже.

Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.

Структура положения о персональных данных

Составляя положение о защите персональных данных 2019, рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2019

На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается . Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ - ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.

ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Гультяева К.И.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Тюменский государственный университет»
rok _1212_92@ mail . ru

Для выполнения своих обязательств в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства работодатель должен использовать и оперировать персональными данными работника. Однако закон о персональных данных требует от работодателя, который в данном случае является «оператором персональных данных» и выполняет «обработку персональных данных» , обеспечить безопасность этой информации.

В соответствии с гл. 14 ТК РФ каждая организация обязана разработать и ввести в действие локальные нормативные акты, которые определяют порядок работы с персональными данными ее работников.

Такими локальными актами, как правило, являются:

Положение об обработке и защите персональных данных;

Приказ об утверждении обязательств о неразглашении персональных данных;

Перечень должностей, допущенных к персональным данным;

Приказ о назначении ответственных лиц за организацию обработки персональных данных;

Согласие на обработку персональных данных работника Оператора, иных субъектов персональных данных;

Для выполнения всех требований законодательства работодатель должен соблюсти ряд условий обработки персональных данных. Перед заключением трудового договора работник должен дать согласие на обработку персональных данных. В этом согласии должны быть указаны следующие сведения:

1. Ф.И.О., адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
2. наименование и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника;
3. цель обработки персональных данных;
4. перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;
5. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
6. срок, в течение которого действует согласие;
7. порядок отзыва заявления.
8. подпись работника.

Согласно ст. 9 Закона №?152?ФЗ согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Оно может быть дано работником (его представителем) в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме (письменной, в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №?63?ФЗ «Об электронной подписи» электронной подписью).

Положение о защите персональных данных работников. Этот документ регламентирует в рамках отдельной организации требования к получению, обработке персональных данных работника, установить гарантии их защиты, порядок хранения и использования, а также права работника по защите его персональных данных и ответственность работодателя за их охрану и защиту. Иными словами, организация на основе российского законодательства и с учетом особенностей кадрового учета создает и закрепляет нормативным актом порядок работы с персональными данными.

В Положении должны быть указаны:

Цель и задачи фирмы в области защиты персональных данных;

Понятие и состав персональных данных;

В каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;

Как происходит сбор персональных данных;

Как они обрабатываются и используются;

Кто (по должностям) в пределах фирмы имеет к ним доступ;

Как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;

Права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;

Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.

При его разработке используют общие правила оформления организационных документов: в заголовочной части указываются наименование организации, дата и номер документа, в правом верхнем углу располагается гриф утверждения.

Положение об обработке и защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.

В разделе «Общие положения» формулируется цель разработки персональных данных, даются ссылки на законодательные акты, на основании которых создан документ, определяется порядок введения положения в действие и порядок его пересмотра. Здесь же устанавливается конфиденциальность информации и ответственность должностных лиц организации за разглашение персональных данных.

Второй раздел, «Состав персональных данных работника», включает список данных работника, которые он сообщает работодателю при наступлении трудовых отношений, и сведений, возникающих в ходе этих отношений. Кроме того, здесь должна содержаться информация, необходимая организации для предоставления в военкоматы, органы налоговой службы, социального обеспечения, Пенсионного фонда. Раздел небольшой по объему, но принципиально важный для работников организации. Так, в него могут войти следующие сведения:

1. фамилия, имя, отчество;
2. дата рождения;
3. место рождения;
4. гражданство;
5. знание иностранного языка;
6. образование;
7. специальность, профессия;
8. стаж работы;
9. состояние в браке;
10. состав семьи;
11. паспортные данные;
12. адрес места жительства (по паспорту и фактический), дата;
13. регистрации по указанному месту жительства, телефон;
14. сведения о воинском учете;
15. сведения о заработной плате.

В разделе «Создание, обработка, хранение персональных данных», как правило, содержится информация о структурных подразделениях организации (или о должностных лицах), которые работают с персональными данными. Здесь же следует указать виды носителей (только традиционная бумажная форма, сочетание традиционной и электронной формы), на которых фиксируются персональные данные.

В четвертом разделе, «Доступ к персональным данным», устанавливается порядок пользования персональными данными каждым структурным подразделением организации. Оговаривается порядок доступа к ним должностных лиц и работника, к которому эти сведения относятся, третьих лиц по доверенности работника, порядок предоставления персональных данных другим организациям и гражданам. Например: «Персональные данные работников организации предоставляются в установленном порядке в органы Пенсионного фонда РФ, в органы социального обеспечения, контрольно-надзорным органам. Персональные данные работников организации предоставляются страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам при наличии копии договора с работником и его письменного согласия».

В разделе положения, «Защита персональных данных», перечисляются меры защиты информации от несанкционированного доступа и разглашения. Необходимо указать, в каких структурных подразделениях организации хранятся документы и электронные носители, содержащие персональные данные. Это может быть служба кадров, бухгалтерия, служба безопасности, отдел режима и т.д. Следует описать меры защиты данных, хранящихся в бумажной форме, – запирающиеся шкафы, сейфы, опечатанное помещение, пропускной режим и т.п., а также меры защиты сведений на электронных носителях.

В разделе «Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников» прописывается ответственность лиц, нарушивших данный документ.

Положение о защите персональных данных подписывается руководителем кадровой службы. Документ может быть согласован с заинтересованными должностными лицами, например работниками бухгалтерии, юридической службы, службой безопасности и др. С ним следует ознакомить весь персонал организации под расписку.

Сотрудники, принимаемые на работу, знакомятся с положением о защите персональных данных точно так же, как и с другими локальными актами организации – коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией и др. При этом в соответствии со ст. 68 ТК РФ такое ознакомление проводят под роспись и до подписания трудового договора.

Мерой защиты персональных данных является и обязательство должностных лиц организации о неразглашении персональных данных. (Приложение 4) В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» работа с такими сведениями считается неавтоматизированной при непосредственном участии человека.

Следовательно, от всех сотрудников организации, имеющих отношение к получению, обработке, хранению персональных данных, должны быть получены расписки о неразглашении. Форма такой расписки может быть дана в приложении к документу. Сами расписки должны храниться в одном деле с подлинником положения. По мере смены должностных лиц эти обязательства должны обновляться.

Далее согласно ст. 6 Положения № 687 все работники работодателя, работающие с персональными данными, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки. Для реализации этой нормы права целесообразно заключить со всеми работниками соответствующий договор.

В этом документе, который может быть частью соответствующего трудового договора, должны быть указаны обязанности работников, их ответственность за нарушения режима конфиденциальности.

Можно сказать, что защита, хранение и обработка конфиденциальной информации (персональных данных) является трудоёмкой и для этого в организациях разрабатывается много важных документов.

Список использованных источников:

1. Герасимов Е.С. Трудовое право России: учебник для бакалавров / Е.С. Герасимов, Ю.П. Орловский.-М.:Изд. Юрайт, 2014. - 854 с.

2. Давыдова Е.В. Персональные данные работников / Е. В. Давыдова // Отдел кадров коммерческой организации. - 2015. - №3.

3. Соколова Г.А. Персональные данные работников / Г. А. Соколова // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2013. - №7.

4. Тихомирова Л. В. Защита персональных данных работника: учеб.-практ. пособие / Л.В. Тихомирова. - М.: 2013.

5. Как оформить Положение о защите персональных данных сотрудников [Электронный ресурс] / Справ. бухгалтера. - 2014. - http://www.buhgalteria.ru/article/n50559

Нашей организации пришло электронное письмо от Единого центра сертификации "XXX" о том, что мы не можем продолжать свою деятельность, так как необходимо с ИХ помощью разработать комплект документации по информационной безопасности и уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных, а также получить сертификат соответствия ГОСТ Р 52069.0-2013. В нашей организации хранятся только личные дела сотрудников, передача информации третьим лицам осуществляется только в целях осуществления образования сотрудников (в соответствии с ст. 86 п. 1 Трудового Кодекса) и для получения банковских карт. Является ли данное письмо правомерным и необходимо ли нам разрабатывать документацию, а также уведомлять Роскомнадзор? Если в соответствии с ФЗ-152 п.2 п.п.1, 8:2. Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: 1) обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством; 2) обрабатываемых без использования средств автоматизации в соответствии с федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, устанавливающими требования к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и к соблюдению прав субъектов персональных данных. В случае, если мы должны разрабатывать документацию по информационной безопасности, имеем ли мы право сами разработать ее без получения сертификата соответствия? Какой список обязательных документов по информационной безопасности?

Ответ

1. Да, организация обязана разрабатывать документацию по обработке персональных данных ( Закона № 152-ФЗ).

Организация также обязана направлять в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных, за исключением случаев обработки персональных данных, указанных в Закона № 152-ФЗ ( Закона № 152-ФЗ).

Если отношения по обработке персональных данных выходят за рамки трудовых отношений (например, при передаче персональных данных работников сторонним организациям для ведения кадрового и бухгалтерского учета, для оформления и обслуживания зарплатных карт и т.п.) уведомлять Роскомнадзор необходимо.

2. Законодательством не установлен единый перечень документов, которые должен иметь оператор персональных данных во исполнение требований законодательства в области персональных данных.

Организация разрабатывает такой перечень самостоятельно в соответствии с требованиями и Закона № -ФЗ.

Единственным условием является, что они должны быть необходимыми и достаточными для выполнения обязанностей, предусмотренных Законом № -ФЗ.

Как правило, организации разрабатывают следующие документы по работе с персональными данными (ПД):

Положения (о защите, обработке, хранении и использовании ПД),

Инструкции (для ответственных за обработку данных, по учету лиц допущенных к ПД),

Приказы (назначение ответственных за обработку ПД, установление списка лиц имеющих доступ к ПД, о местах хранения ПД и т.п.),

Согласия (на обработку ПД, на получение ПД третьих лиц),

Журналы (учета обращений субъектов ПД, учета передачи ПД и т.п.) и другие.

Требование об обязательном получении сертификата соответствия ГОСТ Р 52069.0-2013 законодательство не содержит.

Оценка соответствия осуществляется в обязательном порядке в отношении средств защиты информации ( Закона № 152-ФЗ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» .

1.Статья из журнала «Кадровое дело», №8, август 2015: Персональные данные: что проверит Роскомнадзор

«Основные документы, которые проверит Роскомнадзор

Приходя в организацию, Роскомнадзор обязательно проверит ( Административного регламента, утвержденного приказом Минкомсвязи России от 14 ноября 2011 г. № 312, далее - Административный регламент):

Документы, в которых содержатся или могут содержаться персональные данные;

Информационные системы персональных данных;

Деятельность по обработке данных.

В первую очередь специалист Роскомнадзора проверит наличие уведомлений об обработке персональных данных и уведомлений о прекращении их обработки; письменных согласий сотрудников на обработку личных сведений; документов, подтверждающих уничтожение данных по достижении цели их обработки; локальных актов работодателя о работе с персональными данными ( Административного регламента).*

Если проверка проводится по заявлению о нарушении законодательства или с целью контроля исполнения предписания, то специалист Роскомнадзора вправе запрашивать документы, которые необходимы для проверки сведений, изложенных в заявлении.

Уведомление об обработке персональных данных. Прежде чем приступить к обработке персональных данных, каждая организация должна уведомить об этом территориальный орган Роскомнадзора ( Закона № 152-ФЗ). В его адрес необходимо направить специальное уведомление в бумажном или электронном виде3 ( Закона № 152-ФЗ). Однако существуют случаи, когда его можно не направлять. Например, если обработке подвергаются только фамилия, имя и отчество сотрудника либо когда это необходимо для оформления разового пропуска на территорию организации и др. ( Закона № 152-ФЗ).

Уведомление о прекращении обработки персональных данных. Если работодатель прекратил обрабатывать персональные данные, то в течение 10 рабочих дней он должен уведомить об этом орган Роскомнадзора ( Закона № 152-ФЗ). Уведомление можно составить в произвольной форме.

Положение о персональных данных работников. Этот локальный акт должен быть в каждой организации ( ТК РФ). В нем обязательно нужно указать перечень документов компании, которые содержат персональные данные, определить внутренний (для работников организации) и внешний (для представителей других компаний и государственных органов) порядок доступа к таким данным, а также требования к порядку их сбора, передачи, хранения и уничтожения. Проверьте, чтобы все сотрудники организации были ознакомлены с положением под роспись ( , ТК РФ).

Письменное согласие работника на обработку персональных данных. Такое согласие должен дать каждый работник, который ознакомлен с положением о персональных данных ( , Закона № 152-ФЗ). Если сотрудник отказывается дать согласие на обработку своих данных, организация имеет право продолжать обрабатывать их без его разрешения для исполнения возложенных на нее обязанностей (передачи сведений в ПФР, ФСС России др.). Работодатель не имеет права наказать и тем более уволить работника за отказ от дачи такого согласия.

Обязательство о неразглашении персональных данных. От каждого сотрудника, который работает с персональными данными, нужно получить письменное обязательство об их неразглашении. Рекомендуем также указать в должностной инструкции, что работник имеет доступ к таким сведениям в связи с исполнением трудовых обязанностей. Дело в том, что увольнение сотрудника за разглашение персональных данных возможно, только если они стали ему известны в связи с исполнением должностных обязанностей и он давал обязательство не распространять такие сведения ( постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2)».

2. Статья из журнала «Справочник кадровика», №5, май 2015.: Работа с персональными данными. Готовимся к проверке

«Перечень мер по защите персональных данных работодатель определяет самостоятельно. Единственное требование: они должны быть необходимыми и достаточными для выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных.

Пожалуй, к числу обязательных можно отнести все те меры, которые перечислены в Закона о персональных данных. К ним относятся:

1. Назначение ответственного за организацию обработки персональных данных.

2. Разработка документа, определяющего политику организации в отношении обработки персональных данных, других локальных нормативных актов, предусматривающих в том числе меры по предотвращению и выявлению нарушений трудового законодательства в данной сфере и устранению последствий таких нарушений.

3. Правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со Закона о персональных данных.

4. Осуществление внутреннего контроля и (или) аудита на предмет соответствия обработки персональных данных закону и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике оператора в отношении их обработки, локальным актам оператора.

5. Ознакомление сотрудников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиями к их защите, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки этих данных, соответствующими локальными актами.

Документ, регламентирующий права и обязанности работников в области персональных данных ();

Локальный нормативный акт, регулирующий передачу персональных данных в пределах одной организации, одного индивидуального предпринимателя (). *

Готовясь к проверке, необходимо не только проверить наличие указанных документов, но и проверить их содержание на предмет соответствия законодательству, а также ознакомить с ними всех работников, чьи права и обязанности они так или иначе затрагивают.

Что же касается работников, которые не имеют доступа к персональным данным других лиц для исполнения трудовой функции, закон требует регламентировать их права и обязанности по отношению к собственным персональным данным.

Чтобы выполнить это требование, достаточно будет отразить соответствующие права и обязанности в локальном нормативном акте об обработке персональных данных. Дополнительно их можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка. За основу регламентации указанных прав и обязанностей следует взять ТК РФ, а также ст. - Закона о персональных данных.

Итак, Закон о персональных данных требует наличия:

1) документов, определяющих политику оператора — юридического лица в отношении обработки персональных данных;

2) локальных актов по вопросам обработки персональных данных;

3) локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений*.

СИТУАЦИЯ

Руководство поставило задачу разработать политику организации в отношении обработки персональных данных. Как это сделать? Какой документ нужно издать в первую очередь?

Политика оператора в отношении обработки персональных данных представляет собой документ общего действия, касающийся персональных данных любых лиц, предоставляющих их этому оператору. Поэтому законодатель требует размещения такого документа на официальном сайте оператора.

Локальные нормативные акты, указанные в Законе о персональных данных, напрямую затрагивают трудовые правоотношения. Поэтому работодатель должен их принять. Требование о наличии локального акта по вопросам обработки персональных данных совпадает с аналогичным требованием ТК РФ, о чем было сказано ранее.

Порядок обработки персональных данных может быть отражен в соответствующем локальном нормативном акте, там же следует зафиксировать и требования к передаче персональных данных у одного работодателя как части общего процесса обработки. Кроме того, в этом локальном акте можно указать права и обязанности работников в области персональных данных.

Что касается процедур, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений, то названные процедуры могут быть прописаны либо в отдельном положении, либо в общем локальном нормативном акте об обработке персональных данных.

В частности, недопустимо проводить обработку специальных или биометрических персональных данных без согласия их субъекта, если такая возможность не предусмотрена законом. Запрещено устанавливать дисциплинарные взыскания за нарушения в области персональных данных, не предусмотренные законодательством, и т. д.

Кроме того, в указанных документах должны быть закреплены меры по защите персональных данных работников. О необходимости применения правовых, организационных и технических мер по обеспечению их безопасности говорится в Закона о персональных данных.

В заключение отметим, что ответственность работодателя за нарушение требований законодательства в области персональных данных может наступить как по общим нормам, то есть в целом за нарушение трудового законодательства ( Кодекса РФ об административных правонарушениях), так и по специальным составам административных правонарушений:

За непредоставление информации (ст. , КоАП РФ);

Нарушения в области персональных данных (ст. , КоАП РФ)».

Инструкция о защите ПДн при использовании бумажных и любых других носителей информации, вычислительной техники и автоматизированных систем обработки и (или) передачи данных. 4. Приказ о назначении лица или подразделения, ответственных за работу и обеспечение защиты ПДн, и наделении их соответствующими полномочиями. 5. Должностные инструкции лиц, ответственных за защиту информации. 6. План мероприятий по защите информации. 7. Перечень защищаемых объектов информатизации. 8. Приказ о вводе в эксплуатацию средств вычислительной техники, обрабатывающих информацию ограниченного доступа. 9. Приказ (распоряжение) о закреплении ПЭВМ за ответственными лицами. 10. Приказ (распоряжение) о хранении информации ограниченного доступа на машинных носителях информации. 11. Инструкция по защите речевой информации при проведении конфиденциальных совещаний. 12.

Какие локальные нормативные документы регулируют работу с персональными данными

• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
• наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
• срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
• подпись сотрудника.

• Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
• налоговые органы (ст.

Какие локальные акты регламентируют работу с персональными данными?

Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами». По сути, перечисленные сведения в том или ином виде находят отражение в положениях о персональных данных, разработанных в организациях. Следующий аргумент в пользу принятия рассматриваемого локального акта — его в числе прочих внутренних документов учреждения запрашивает при проверке государственный инспектор труда.

Защита персональных данных работников: локальные нормативные акты

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно — дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.
Что такое персональные данные Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных). Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ. Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями.

Защита персональных данных: разрабатываем локальные акты учреждения (зайцева г.)

Отдельно могут быть даны определения персональным данным работника (информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника) и обучающегося (информация, необходимая образовательному учреждению в связи с отношениями, возникающими между обучающимся, его родителями (законными представителями) и учреждением). Что касается состава личных данных, перечень таких сведений законодательно не установлен. Так, в п. 2 ст. 86 ТК РФ сказано, что при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
То есть круг сведений устанавливается в локальном нормативном акте организации — положении о персональных данных. Здесь важно разграничить персональные данные работника и обучающегося, а также документы, содержащие эту информацию.

Локальные нормативные акты работодателя - разберемся в нюансах

Приказ о назначении лица, ответственного за организацию работы с персональными данными (им, как правило, становится либо менеджер по кадрам, либо бухгалтер). Основанием для такого назначения является п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона N 152-ФЗ. Обязанности ответственного сотрудника (согласно ст. 22.1 Федерального закона N 152-ФЗ) могут быть определены отдельным документом.
2. Приказ об установлении списка лиц, имеющих право доступа к персональным данным (основание — п. 13 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ N 687). Здесь целесообразно указать не только фамилии и должности уполномоченных работников, но и виды информации, доступ к которой они получают, а также ссылку на то, что полученные сведения могут быть использованы лишь для тех целей, для которых они сообщались (абз. 4 ст. 88 ТК РФ). 3.

Оператор обязан проверить внутренние системы защиты и подготовить такие документы в единый комплект:

О полном перечне документации, которая потребуется для организации защиты ПД, мы рассказываем в .

Что требуется для сбора информации?

Всю документацию, которая относится к обеспечению сохранности личной информации, условно можно поделить на 3 группы:

Важно! Все документы по защите и обработке ПД в обязательном порядке подлежат утверждению руководителя предприятия. На них должно стоять подтверждение ознакомления с документацией и визы согласования с иными лицами.

Назначение ответственных лиц

Для регуляции работы руководящего и состава кадровиков предприятия следует подготовить приказ о назначении ответственных лиц за обработку персональных сведений о работниках.

Такая мера позволяет избежать нарушений в работе и предотвратить злоупотребления с документацией. Ответственность за обработку личной информации чаще всего возлагается на юриста, специалиста или руководителя отдела кадров, а также секретаря предприятия.

Для назначения ответственных лиц издается приказ, который можно писать в свободном виде на обычном листе бумаги или бланке с логотипом и фирменными реквизитами предприятия. В государственных учреждениях используются стандартные формуляры распорядительных актов. В учетной политике организации должна быть указана информация о формате приказов.

В специальный журнал необходимо внести номер и наименование приказа, дату выпуска. Он должен находиться у начальника отдела кадров, юриста или секретаря предприятия.

Подписанный и завизированный готовый приказ подшивается в отдельную папку. Утратив свою актуальность, он отправляется в архив, где хранится установленный период, после чего утилизируется.

Определение уровня защищенности

К документам, содержащим сведения о требованиях к ЗПД, относится акт определения уровня защищенности.

Акт определения уровня защищенности не относится к конфиденциальным документам. Оператор обязан опубликовать его или обеспечить к нему неограниченный доступ.

Для определения уровня защищенности на предприятии создается комиссия, в составе которой должен быть ответственный за организацию обработки. Акт должен утверждаться руководителем организации, и подписан всеми членами комиссии.

В акте указываются:

1. персональные данные, обрабатываемые в ИСПДн;
2. объем обрабатываемых ПД;
3. уровень защищенности;
4. тип актуальных угроз для ИСПДн.

Начало обработки

Оператор ПД должен выполнять сбор информации, ее обработку и отвечать за сохранение конфиденциальности данных.

Для начала обработки данных требуется следующее документальное оформление:

1. Положение, регулирующее цель обработки, требования к порядку обработки и регистрации ПД, порядку направления уведомлений и ответственных лиц.
2. Внутренние документы политики компании в отношении автоматизированных систем и доступа к ним.
3. Образцы уведомления уполномоченного органа.
4. Образцы согласия и уведомлений субъекта ПД, изменения и дополнения в договора с физлицами, чьи данные обрабатываются (бухгалтерия, кадры, поставщики).
5. Порядок отношений с распорядителем баз ПД.
6. Порядок работы с запросами субъектов ПД.
7. Договор с субъектами, обрабатывающими базы ПД.

Организационно-распорядительная документация

Внимание! Во избежание несанкционированного доступа к персональным сведениям, следует использовать ряд защитных мер, что включает в себя разработку комплекса специализированных организационно-распорядительных документов для внедрения в работу организации, которую проверяют соответствующие органы.

Итак, пакет документации по включает в себя приказы, уведомления, должностные инструкции и положения, которые регулируют порядок сбора информации, обработки и хранения сведений.