Общие требования к составлению и оформлению документов. По способу фиксации информации. Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов

Отделение ПФР в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности издает распоряжения, приказы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно- распорядительную документацию.

Документы, подготовленные в Отделении ПФР, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, тщательно отредактированными.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Office 2000 с использованием шрифтов Times New Roman размером 10-12 (для оформления табличных материалов), 13,14 через 1-2 межстрочных интервала.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов

Все виды организационно- распорядительных документов Отделения оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые совместно двумя или более организациями, а также внутренние документы Отделения оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое,

10 – правое,

20 – верхнее,

20 – нижнее.

В Отделении ПФР применяется бланк письма (приложение №1), бланк приказа (приложение №2).

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению управляющего Отделением. Соответствующие предложения вносятся руководителем группы по делопроизводству вместе с образцами предлагаемых бланков.

Требования к оформлению реквизитов документов

При подготовке организационно - распорядительных документов работники Отделения ПФР обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

«Адресат»

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, который указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221):

а) для юридического лица – полное или краткое наименование,

для гражданина – фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры,

в) название населенного пункта (города поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа, название страны (для международных почтовых отправлений),

е) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации (Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, Минздравсоцразвития России, Пенсионному фонду Российской Федерации, Управлению Пенсионного фонда Российской Федерации в Сибирском Федеральном округе) и постоянным корреспондентам (управления ПФР в городах и районах республики), а также если они адресованы руководителям республиканских министерств (Министрам).

«Заголовок к тексту документа»

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок должен состоять из одной фразы, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос « о чем?» (« о ком?»), например: « О представлении отчетности...», « Об изменении...» (без кавычек), приказ о назначении на должность; или «чего?» («кого?») должностная инструкция ведущего специалиста и т.д.

Заголовок не составляется для документов, оформленных на бумаге формата А5 (148Х210), резолюций руководства, телеграмм, телефонограмм.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

«Текст документа»

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Деловое письмо должно быть безупречно с точки зрения его внешней формы, языка и стиля. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений, а также аббревиатур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т. п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и т. п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа: комиссия установила; отдел разработал; в состав департамента входят; ведущий специалист имеет право; и т. п.

В распорядительных документах (распоряжение, приказ), а также документах, адресованных руководству Отделения ПФР или структурных подразделений, изложение должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Отделение не возражает", "Отделение считает возможным").

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12.04.99 № 08-12/99 сообщаем…), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Отделение ПФР документов.

«Подпись документа»

Подпись - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Документы от имени Отделения ПРФ подписываются управляющим или его заместителями.

Руководители структурных подразделений ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании писем руководителями структурных подразделений в составе наименования должности можно не указывать название структурного подразделения, если оно названо в тексте.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

«Согласование (визирование) документа»

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату подписания.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны (допускается на лицевой) последнего листа подлинника распорядительного правового акта.

На документе, направляемом в управления ПФР в районах, городах республики, подлинник которого остается в Отделении ПФР, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (кроме распорядительных документов)

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном Листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: « Лист согласования прилагается».

«Утверждение документа»

Документы утверждаются Управляющим Отделением ПФР, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах и руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.) или изданием распорядительного документа. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

На документах, подлежащих утверждению гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне.

Слово « УТВЕРЖДЕНО», входящее в состав грифа УТВЕРЖДЕНИЯ согласуется с наименованием утверждаемого документа в роде и числе (Положение УТВЕРЖДЕНО, состав УТВЕРЖДЕН, правила УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.).

«Приложения к документу»

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.

Отметка о наличии приложения к документу указывается в конце его текста над реквизитом « Подпись».

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их.

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте « Приложение № 1», «Приложение №2» и т.д.

Само слово « Приложение» пишется только в единственном числе.

«Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт; для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документ, изданный совместно двумя и более организациями, должен иметь единую (последнюю) дату подписания.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые на заседании Совета (протокол), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами.

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно- цифровой способ оформления даты.

Дата документа – обязательный реквизит всех видов документов. Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

«Регистрационный номер (индекс) документа»

Регистрационный номер (индекс) документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексом по номенклатуре дел, кодами структурных подразделений или корреспондентов, в зависимости от вида документа.

Регистрационный номер входящего документа из ПФР и других регионов состоит из порядкового номера. Регистрационный номер входящего документа из организаций, ведомств Республики Тыва состоит из порядкового номера и символом «РТ», который отделяется дефисом.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Отделения ПФР, состоит из буквенного индекса, присвоенного руководителю, кода структурного подразделения, подготовившего документ и порядкового номера (приложение №3).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем подразделения, состоит из кода структурного подразделения и порядкового номера.

Регистрационный номер приказа управляющего Отделением ПФР состоит из порядкового номера.

Индекс внутренних документов (полученных или подготовленных в структурных подразделениях – акты, договоры, докладные записки, справки, заключения и т.п.) состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями,состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документы (совместные нормативные документы).

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

«Отметка об исполнителе документа»

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает индекс структурного подразделения, фамилию (или имя, отчество, фамилию) исполнителя документа и номер его служебного телефона.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

«Отметка о поступлении документа»

Отметка о поступлении документа оформляется проставлением штампа экспедиции и содержит дату поступления документа, количество листов и приложений к нему. При необходимости проставляются часы и минуты.

«Резолюция»

Резолюция пишется должностным лицом на документе. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

«Отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ» и проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативными правовыми актами; индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, указанный в резолюции руководителя или в самом документе.

«Отметка об исполнении»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

«Отметка о заверении копии документов»

Отделение ПФР может выдавать сторонним организациям копии только тех документов, которые создаются самим Отделением ПФР. Снятие копий с документов, подписанных руководством Отделения ПФР, допускается только с разрешения руководителя, подписавшего документ.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

В копии документов должны быть внесены все исправления, сделанные при подписании подлинника. На копиях проставляется дата подписания документа и регистрационный номер.

Заверение копий документа производится для придания им юридической силы. Заверительная надпись проставляется от руки и удостоверяется штампами группы по ведению делопроизводства, группой по кадрам и других структурных подразделений, имеющих право заверения документов.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

«Оттиск печати»

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах гражданско-правового характера (приложение №4).

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая для финансово-хозяйственных документов) заверяет подлинность подписи должностного лица ПФР на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей (приложение №5).

На документах финансового характера и ценных бумагах печать проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом МП без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.

Структурные подразделения Отделения ПФР могут иметь печать со своим наименованием, если это предусмотрено положениями об этих структурных подразделениях.

Порядок применения и хранения гербовых печатей, а также печатей структурных подразделений определяется руководством Отделения ПФР.

«Гриф ограничения доступа к документу»

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования» и др.) проставляют без кавычек на первом листе в правом верхнем углу документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы
- Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства

Из статьи 11 Федерального закона № 149-ФЗ:

1. -Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
2. -В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Правила оформления документов

Электронное документирование

Придание документам юридической силы

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

ПРОДОЛЖЕНИЕ 1 на СТР

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13

ВВЕДЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

· о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

· чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы левого поля для печатания реквизитов

0. «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1. после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5. после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.

При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ТОО "Маяк"

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.02.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.02 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.02.02.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.

Директор предприятия Личная С.Т. Борисов

В дело 01-08

Подпись 10.01.02.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

2. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999

3. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.

4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001

Нормативную базу подготовки и оформления документов составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права – системы охраняемых государством социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений юридических, физических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президиума России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование бланков с воспроизведением Государственного герба России – постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г.№ 1268.

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках указания мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г.№ 3520-1).

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г.№ 4-12 «О гербе и флаге города Москвы») и порядок работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ «Об использовании изображения герба города Москвы, наименований «Правительство Москвы», «Мэра Москвы», «Москва» на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения»).

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», а также государственные стандарты системы «Государственная система стандартизации» (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92; ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой в области работы с документами.

Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы документоа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентирует Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации.

2.2. Структура, содержание, область применения стандарта ГОСТ Р6.30-97

Основным документом, определяющим требования к оформлению документов ОРД является ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» обозначение государственного стандарта Российской Федерации состоит из индекса (ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр - года утверждения. В регистрационном номере первая цифра с точкой обозначает его принадлежность к определенному комплексу стандартов.

Наименование стандарта включает:

Групповой заголовок (Унифицированные системы документации);

Заголовок (Унифицированная система организационно-распорядительной документации);

Подзаголовок (Требования к оформлению документов).

Стандарт имеет наименование на английском языке: Unified system of managerial documentation

Структура стандарта

Стандарт включает следующие структурные элементы, установленные ГОСТ Р 1.5-92:

титульный лист;

предисловие;

наименование;

область применения;

требования;

приложения.

Стандарт имеет 5 разделов:

1. Область применения;

2. Состав реквизитов документов;

3. Требования к оформлению реквизитов документов;

4. Требования к бланкам документов и оформление документов;

5. Требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Стандарт имеет следующие приложения:

Приложение Б. Образцы бланков документов

Ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 включал 4 раздела: 1) «Оформление реквизитов», 2) «Требования к бланкам», 3) 2Требования к текстам документов», 4) «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств».

В ГОСТ Р 6.30-97 требования к текстам документов в самостоятельный раздел не выделены. Они изложены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте, посвященном реквизиту «Текст документа».

Не вошел в новый стандарт и раздел «Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств». Этот раздел в ГОСТ 6.38-90 описывал технологию изготовления документов с помощью пишущих машин и связывал эти требования с жестко лимитированными технически межстрочными, размерами печатных знаков, положениями табулятора. В условиях использования современных программных и технических средств эти ограничения во многом потеряли смысл. Расположение реквизитов на бланке устанавливается в пределах отведенных для них зон, без привязки к положениям табулятора пишущей машины.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-02-16

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, располагаемых и оформляемых на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России, отражающий особенности и назначение в управленческом процессе . Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

• а) иных государственных стандартов;
• б) отраслевых стандартов РФ;
• в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Рб.30-2003 .

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметки об исполнителе и др.) .

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, представлен в таблице 1.

Таблица 1 Перечень реквизитов документов

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания .

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм- левое; 10 мм- правое; 20 мм- верхнее; 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит от реквизита отделяется друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами .

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19 - расположенные до текста) - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа -- придание документу юридической силы .

При составлении текста используется официально-деловой стиль, в котором присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления.

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, то есть содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т.д. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность.6. Взаимоотношения.

Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность.5. Взаимоотношения .