1с как обновлять стандартные реквизиты документа. Основные реквизиты документов. Пенсионный фонд и фонд социального страхования

Вернемся в конфигуратор.

Откроем Справочник Клиенты, на закладке Данные нажмем кнопку Стандартные реквизиты . Выделим в списке реквизитов реквизит Наименование, вызовем его контекстное меню и выберем пункт Свойства (рис. 64а).

Рис. 64а. Состав стандартных реквизитов справочника

В палитре свойств стандартного реквизита Наименование видим, что свойство Проверка заполнения по умолчанию установлено значение Выдавать ошибку (рис. 64б). Это означает, что если реквизит Наименование не заполнен,то будет выведено сообщение об ошибке.

Рис. 64б. Палитра свойств стандартного реквизита Наименование

IV. ИЕРАРХИЧЕСКИЙ СПРАВОЧНИК

Для хранения информация по сотрудникам создадим новый справочник, который будет также указывать на принадлежность сотрудника к определенной структурной единице (отделу, подразделению,цеху и т.д.).

1. Создадим иерархический справочник с реквизитами с наименованием Подразделения (рис. 65а).

Рис. 65а. Установка наименования справочника Подразделения

2. Отметим, что справочник участвует во всех подсистемах Бухгалтерия, Оказание услуг, Расчет зарплаты (рис. 65б).

Рис. 65б. Определение списка подсистем,в которых участвует справочник

3. На закладке Иерархия установим флажок Иерархический справочник , Количество уровней иерархии – 2, ограничение количества уровней иерархии (рис. 65в).

Рис. 65в. Установка признака иерархического справочника

4. Установим видимость создания объектов справочника в подсистеме Расчет зарплаты (рис. 65г).

Рис. 65г. Окно настройки подсистем

5. Кроме типовых реквизитов справочник должен содержать другие данные (рис. 65д). На закладке данные создайте новые реквизиты:

Наименование – Должность, тип данных – строка, длина – 20;

Наименование – дата рождения, тип данных – дата;

Наименование – оклад, тип данных – число, длина – 6, неотрицательное.

Рис. 65д. Добавление новых реквизитов в справочник

6. При создании нового справочника автоматически создаются два реквизита: код и наименование. Реквизит Код необходим, а вот наименование не совсем логичное название реквизита. Заменим название реквизита Наименование на реквизит ФИО . Для этого откроем вкладку Формы и добавим Форму элемента справочника (рис. 65е).

Рис. 65е. Конструктор формы справочника

Рис. 65ж. Список элементов (реквизитов) формы справочника

7. На экране откроется Окно редактирования форм, которое имеет три области: реквизиты, типы реквизитов, внешний вид формы (рис. 65з).

Рис. 65з. Окно редактирования форм

В верхнем левом поле, где представлены реквизиты, выделите реквизит Наименование. Откройте свойства данного поля и замените заголовок на ФИО (рис. 65и).

Рис. 65и. Фрагмент Свойства реквизита Наименование Формы справочника Подразделения

Обновим конфигурацию БД и запустим ее в режиме 1С: Предприятие.

Созданный справочник имеет иерархическую структуру:

Вначале создаем подразделения нажатием на кнопку (рис. 65к);

Рис. 65к. Форма создания новой группы в справочнике Подразделения

Потом заносим информацию по сотруднику (рис. 65л).

Рис. 65л.Форма создания нового сотрудника в справочнике Подразделения

ВВОД ДАННЫХВ БД

1. Введем в разработанный справочник 4 подразделения: Дирекция, Бухгалтерия, Мастера, Склад (рис. 65м).

Рис. 65м. Форма создания группы справочника Подразделения

2. В каждое подразделение введем данные по сотрудникам: Дирекция – 3 человека, Бухгалтерия – 2 человека, Мастера – 8 человек, Склад – 2 человека. Данные для ввода сформулируйте самостоятельно по смыслу разрабатываемого решения (рис. 65н).

Рис. 65н.Форма создания элемента справочника Подразделения

Перейдем к справочнику Друзья. Список друзей сейчас малоинформативен. Кроме этого, слово Наименование не совсем четко передает смысл своего содержимого. Плюс в списке присутствует реквизит Код, который нам не особо интересен.

Для начала «переименуем» для пользователя Наименование в ФИО. Можно открыть форму списка и задать в палитре свойств у поля Наименование строковое представление «ФИО» - так же, как мы сделали это в форме регистра у поля Период.

Но в этот раз мы поступим иначе. У справочника Друзья уже сейчас существует несколько форм - формы списка и элемента справочника. Причем форму списка мы создали в конфигураторе, а форму элемента платформа генерирует на лету. Чтобы не думать о формах, переименуем Наименование в ФИО в одном месте - в свойствах стандартных параметров. Для этого находим справочник Друзья в списке объектов метаданных, нажимаем на него правой кнопкой мыши и выбираем Стандартные реквизиты.

Рисунок 44. Стандартные реквизиты

В открывшемся окне находим Наименование и в палитре свойств указываем синоним ФИО.

Рисунок 45. Стандартные реквизиты

После этого зайдем в свойства реквизита Комментарий и включим в его свойствах многострочность и возможность расширенного редактирования - ведь мы планировали хранить в нем различные заметки о человеке и это должно быть удобно.

Рисунок 46. Многострочность у Комментария

Рисунок 47. Добавление реквизита в управляемую форму

Рисунок 48. Обновленная форма списка друзей

В своем разделе (Контакты) список друзей тоже обновился. Кроме этого, форма элемента справочника, которая генерируется платформой на лету, тоже учитывает все изменения, которые мы недавно внесли - ФИО и многострочный Комментарий.

Рисунок 49. Обновленная форма элемента справочника Друзья

Добавим еще несколько штрихов в нашу систему. Приведем в удобочитаемый вид справочник События. «Переименуем» для пользовательского режима реквизит Наименование в Название (через Стандартные реквизиты), реквизит табличной части Друг - в Участник (при помощи указания синонима), а реквизит Описание сделаем многострочным и с расширенным редактированием.

Рисунок 50. Синоним стандартного реквизита Наименование

Рисунок 51. Синоним реквизита друг

Рисунок 52. Многострочность и расширенное редактирование

Проверяем изменения. Справочник События выглядит теперь намного лучше.

Рисунок 53. Обновление справочника События

Работа пользователя со справочниками и документами в 1С состоит из заполнения полей на форме.

Реквизиты 1С – это поля справочника и документа, которые отображаются на форме, чтобы пользователь их заполнил.

Рассмотрим подробно тему реквизитов в 1С.

Что такое Реквизиты 1С

Каждый справочник и документ 1С состоит из набора полей. Такие поля называются реквизиты 1С (для программиста 1С).

В конфигураторе, в дереве конфигурации 1С, раскройте любой справочник или документ и Вы увидите ветку Реквизиты. Это список реквизитов (полей) справочника.

Поглядите как те же реквизиты 1С выглядят на форме справочника 1С.

Каждый реквизит 1С имеет свойства, в которых указано какой вид значения хранится в реквизите (строка, число и т.п.) и как с ним будет работать пользователь.

Нажмите правой кнопкой на любой реквизит 1С и нажмите Свойства. В окне справа откроется список свойств выбранного реквизита.

Основные свойства реквизитов 1С:

Стандартные реквизиты 1С

Как Вы заметили, на форме справочника есть реквизиты 1С, которые отсутствуют в списке в конфигураторе: группа, наименование, БИК.

В форме списка справочника тоже есть реквизиты 1С, которых нет в списке: пометка удаления.

Это – стандартные реквизиты 1С. Что это такое? У каждого есть набор реквизитов 1С по умолчанию. У справочников это, например – код и наименование. У документов это – дата и номер.

Стандартные реквизиты 1С можно посмотреть следующим образом:

• Зайдите в редактор объекта 1С (справочника или документа), нажав на него два раза мышкой
• В открывшемся редакторе выберите закладку Данные
• Здесь Вы можете настроить стандартные реквизиты Код и Наименование справочника
• Нажмите кнопку Стандартные реквизиты 1С, чтобы посмотреть полный список.

Общие реквизиты 1С

Начиная с версии 1С 8.2.14 в 1С появился новый Объект 1С – Общие реквизиты 1С. С помощью него можно добавить реквизит (поле), который будет присутствовать сразу во множестве справочников и документов.

Свойства общего реквизита 1С:

• Автоиспользование – добавляет общий реквизит 1С сразу во все справочники и документы
• Состав – позволяет добавить общий реквизит 1С только в нужные справочники и документы (автоиспользование тогда в значение Не использовать).

Как добавить реквизит 1С

Нажмем правой кнопкой на ветку Реквизиты 1С нужного справочника и выберем Добавить.

Введем нужно Имя реквизита 1С, например «АдресОфиса» и синоним «Адрес офиса». Тип оставим по умолчанию Строка, но поставим галочку Неограниченная длина.

Добавим еще один реквизит 1С точно так же, только выберем тип Булево, назовем его «РаботаетПоВыходным».

Как вывести реквизит на форму 1С (толстый клиент 1С)

Раскроем ветку Формы того же справочника. Чтобы открыть форму — выберем форму элемента и нажмем на нее два раза мышкой.

Потяните мышкой за край формы и растяните ее (необязательный пункт).

В панели конфигуратора нажмите кнопку «Размещение данных». Также можно использовать меню Форма / Размещение данных.

Вы видите – наши реквизиты на форму не выведены. Установите на них галочку. А также галочки Вставить надписи и Разместить автоматически.

Как вывести реквизит на форму 1С (тонкий клиент 1С)

Раскроем ветку Формы того же справочника. Выберем форму элемента и нажмем на нее два раза мышкой.

На закладке Реквизиты раскройте строку Объект. Вы увидите список реквизитов, добавленных ранее в справочник.

Теперь просто перетяните из правого окна в левую нужный реквизит и он появится на форме.

Реквизиты формы 1С

В толстом клиенте у формы есть свои собственные реквизиты. Они находятся на закладке Реквизиты.

Эти реквизиты не сохраняются в базе данных, однако их можно использовать на форме для полей, которые нужны для работы с формой.

Например, Вы добавили на форму галочку. При ее нажатии на форме что-то происходит. Значение галочки для Вас неважно (записывать его не нужно) – она используется только для переключения формы при работе с ней. В этом случае в качестве данных Вы используете не реквизит справочника, а реквизит формы.

Периодические реквизиты 1С

В 1С версии 7.7 были периодические реквизиты. Их смысл таков: значение у реквизита разное в разные даты. Например, значение на 1 сентября – одно, а на 1 октября – другое. У одного и того же реквизита.

В 1С 8 периодических реквизитов нет. Это реализуется следующим образом:

2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативных правовых актах.

2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).

2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.

Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».

2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом города от 1 февраля 1995 г. № 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:

Органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

Окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;

Районными управлениями органов исполнительной власти города;

Органами власти района – районной управой;

Представительствами органов исполнительной власти города;

Комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.

2.3.6. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 1992 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) – утвержденное при регистрации символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации. Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

2.3.7. Коды организации – автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом идентификации документа.

Коды организации проставляются на бланках документов в составе справочных данных об организации.

В бланках проставляется код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), по ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Коды организации проставляются преимущественно в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики, при электронной передаче документов.

При необходимости коды организации могут быть проставлены и на иных управленческих документах.

2.3.8. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется преимущественно при использовании в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, а также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального (отраслевого) кода. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Код формы проставляется на бланках используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и т. п., не прошедших унификацию, код формы не проставляется.

2.3.9. Наименование организации – автора документа является обязательным реквизитом каждого документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация имеет полное и сокращенное наименования на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке.

Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный национальный язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации – автора документа на русском языке или на двух языках – на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 г. № 236-ФЗ «О языках народов РСФСР» (с изм. на 17 декабря 2003 г.).

2.3.10. Организация может иметь, кроме полного, сокращенное название, если оно закреплено в учредительных документах и зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается на бланке документа ниже его полного наименования.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

2.3.11. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.

2.3.12. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организациями систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.

2.3.13. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.

Справочные данные могут содержать почтовый или юридический адрес; местонахождение (город, поселок, страну); номера телефонов для связи; коды организации и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП, адрес электронной почты и др.).

Для распорядительных документов, протоколов, актов и т. п. обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации – Саратовский государственный университет имени П. А. Столыпина.

Справочные реквизиты располагаются на бланке документа.

Почтовый адрес проставляется в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс.

2.3.14. Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов:

Наименование вида документа;

Дата документа;

Подпись документа;

Регистрационный номер документа;

2.3.15. Наименование вида является обязательным реквизитом документа. Наименования распорядительных документов, издаваемых организаций,

должны соответствовать ее компетенции, установленной положением (уставом) о ней. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов, включенных в ОКУД или табель унифицированных форм документов, должны использоваться соответствующие названия.

Наименования видов других документов, используемых в организации при решении определенных задач, устанавливаются в инструкции по ДОУ и табеле унифицированных форм документов.

Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.3.16. Дата документа – это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, а для утверждаемых документов – дата утверждения. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта – дата события, датой постановления, приказа, письма – дата подписания.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Датой протокола, акта является дата проведения заседания; дата события печатается на документе при его подготовке.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, 25.06.2004.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

В международных стандартах допускается цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.07.07 или 20040707). Действующий ГОСТ Р6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке предусмотрено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

2.3.17. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Не на бланке организации:

ОАО «Софинтер»

На бланке организации:

Вице-президент личная подпись А. И. Шабанов

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А. Н. Сокова

Личная подпись А. С. Красавин

Личная подпись О. И. Рысков

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и. о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи».

2.3.18. Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом документа. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп – электронная почта, факс, тф – телефон и т. п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

2.3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т. п.), или документов – отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной справочной информации.

Реквизит Адресат используется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Наименование адресата-организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Корпорация «Квант»

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ЗАО «Универсал»

К. Б. Головину

АО «НИКФ»

Главному бухгалтеру

А. С. Елашову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрациям районов

Ленинградской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома «Регионпресс»

М. Ю. Игнатьеву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки, электронные адресные шаблоны или конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

Наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

Название улицы, номер дома, номер квартиры;

Название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

Название области, края, автономного округа (области), республики;

Страна (для международных почтовых отправлений);

Почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Рысковой О. Ю.

Ул. Энгельса, д. 6, кв. 31, г. Химки,

Московская обл., 141400

2.3.21. Утверждение документа.

Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Мосхлебзакупка»

Личная подпись: В. А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Офисная мебель»

Личная подпись: Л. В. Кузнецов

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.11.2004 № 3

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.10.2004 № 22

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

2.3.22. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

О. М. Ковалеву

С. А. Шевцовой

Прошу подготовить проект договора

с компанией «Нефтехим» к 15.03.2004

Личная подпись

При наличии нескольких исполнителей основным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.3.23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)? например: Приказ о переходе на упрощенную систему налогообложения;

Чего (кого)? например: Должностная инструкция специалиста.

Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например: « О подготовке проекта договора».

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.3.24. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основании сроков, установленных:

Законодательством;

Организацией, направившей документ;

Распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.

2.3.25. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет

Приложение: на 6 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 8 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования

на 7 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Образец визитных карточек в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо ЗАО «Универсал» от 05.06.2004 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Генерального директора

АО «Сигма»

от 05.06.2004 № 31

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Допускается отметку о приложении печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора

ООО «Запад»

от 05.06.2003 № 37

Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Генерального директора

АО «Система»

от 12.07.2004 № 40

Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем – руководителем подразделения, подготовившего документ.

2.3.26. Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Президент АО «Аргумент»

Личная подпись А. В. Веденин

Если согласование может осуществляться письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ОАО «Каскад»

От 05.06.2004 № 512-11

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2004 № 10

Гриф согласования может располагаться на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

2.3.27. Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Личная подпись М. Е. Цыганов

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М. Е. Цыганов

Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.3.28. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.

Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.

Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.

В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

2.3.29. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадров Личная подпись В. Н. Молчанов

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т. п.)).

2.3.30. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С. А. Каревский

2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 12.03.2004 № 130

В дело № 01–15

Личная подпись

Издан приказ от 11.02.2004 № 21

«О создании экспертной комиссии»

В дело № 01–02

Личная подпись

2.3.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.

2.3.33. Идентификатор электронной версии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.