Общие нормы и правила оформления документов. Требования к тексту управленческого документа Государственные стандарты на документацию

"Кадровый вопрос", 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - сведения об адресате;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о постановке документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложений;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати организации;

26 - отметка о заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организации;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

8) решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

8) Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации - это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

Код организации - автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита "Код организации".

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица".

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита "Справочные данные об организации" включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа - это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа - это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка "N _____" регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

Санкт-Петербург;

г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

Ульяновский политехнический институт.

15. Сведения об адресате

Адресат - это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

Например: АО "Паритет", а не "В акционерное общество "Паритет".

Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

Финансовому директору

АО "Паритет"

О. С. Хамизову

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ "Росинвесттраст"

г-ну Никифорову П. А.

В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

Институт научных исследований

по общественным наукам

Крайняя ул., д. 53,

Москва, 118121

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтяного комплекса

При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

О. П. Шепелевой

ул. Тракторная, 15, кв. 18,

пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

Ульяновская обл., 424582

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово "копия" не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа

Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

17. Резолюция

Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

Резолюция - это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита "Гриф утверждения". Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

18. Заголовок к тексту

Заголовок текста - это краткое содержание документа.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 - 30 знаков.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль". Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

Типовой - срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный - срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

20. Текст документа

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) в федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят").

Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

21. Отметка о наличии приложений

Данный реквизит не относится к числу обязательных.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

Приложение:

1. Типовая инструкция по делопроизводству - на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения - на 4 л. в 2 экз.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему - не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово "Приложение", арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

Приложение N 1

к приказу директора ООО "Атлантика"

от 26.05.2008 N 56

22. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

В состав указанного реквизита входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит "Подпись" располагается под реквизитами "Текст" или "Отметка о наличии приложений" (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

23. Гриф согласования

Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем - гриф согласования.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

Реквизит "Гриф согласования" располагается ниже реквизита "Подпись", а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

24. Визы согласования документа

Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

25. Оттиск печати

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

26. Отметка о заверении копии документа

Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова "Верно", наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает следующие элементы:

1) слово "В дело";

2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

4) подпись исполнителя документа;

5) дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа - это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Указывают полный путь к файлу:

С:\Приказы по личному составу\Иванов

Деловой язык документации

Литературный язык - это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы - близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный - гарантийный, поместить - разместить, представить - предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

Синонимы - слова с одинаковым или очень близким значением: будущий - грядущий, спешить - торопиться, построить - соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. - переизбыток) - частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: "памятный сувенир" (сувенир - подарок на память), "совместное сотрудничество" (сотрудничество - совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Омонимы - слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук - "оружие" и лук - "растение"; брак - "супружество" и брак - "изъян, дефект, недостаток".

К специальной лексике относятся также профессионализмы - разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство - кардан, передаточный механизм - передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог - глазник, трансплантация - пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших - явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов И. И." или "И. И. Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

2) Советник Президента Российской Федерации;

3) Председатель Правительства Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

1) Правительство Российской Федерации;

2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".

Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

1) Конституционный Суд Российской Федерации;

2) Верховный Суд Российской Федерации;

3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

1) Конституция Российской Федерации;

3) Федеративный договор;

4) Основы законодательства Российской Федерации;

5) Федеральный закон "О прокуратуре Российской Федерации";

7) Указ Президента Российской Федерации;

8) Распоряжение Правительства Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

5) глава администрации Красноярского края;

6) губернатор Сахалинской области;

7) мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации" (но: "наградить народного артиста Российской Федерации").

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна" и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

1) государственная граница Российской Федерации;

2) государственная награда Российской Федерации.

Слово "государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Государственный гимн Российской Федерации;

3) Государственный флаг Российской Федерации.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово "праздник" пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов "имени", "памяти", "лет", "года", например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация - Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д"Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Для написания числительных используют три формы:

1) буквенную (три фотоаппарата);

2) цифровую (10 печатных листов);

3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

Регистрация документов, документооборот

В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Объем документооборота - это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

Маршрут документа - перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние ("отправитель");

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации - придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз - поступающие в день поступления, а создаваемые - в день подписания или утверждения.

В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные - после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 - 600 документов в год.

Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

"В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов".

На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

А. Пфеффер

Элементами содержательной части управленческого документа являются текст, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения (1).

Текст документа - это выраженное с помощью языковых средств содержание управленческих документов.

Реквизит 20 «Текст документа» - главный реквизит документа. Все остальные реквизиты служат оформлению документа, указывают на этапы его прохождения и т.п. Поэтому составление текста - наиболее важная и трудоёмкая работа. При создании управленческих документов следует придерживаться требований, предъявляемых к текстам официально-делового стиля.

К таким требованиям относятся:

1) целесообразность, уместность языковых средств,

2) нейтральный тон изложения,

3) императивность,

4) точность, ясность,

5) полнота информации,

6) краткость,

7) достоверность,

8) логичность,

9) актуальность (2).

1) Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос о его целесообразности .

Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных учреждений, организаций, предприятий и др.

Целесообразность может проявляться и на языковом уровне. В таком случае принято говорить об уместности языковых средств , используемых в тексте документа.

Например, при выборе вариантов типа «оказать помощь - помочь», «принять участие - участвовать» приоритет отдается первым формам, поскольку этого требуют традиции официально-делового стиля.

2) Участниками письменного делового общения являются преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия и действующие от их имени руководители и другие должностные лица. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.

Нейтральный тон изложения - это норма делового общения. По этой причине личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Для официального документа характерна надындивидуальность - принципиальное отсутствие в тексте каких-либо указаний на личность составителя документа.

3) Императивность (волюнтативность). Особенность делового стиля состоит также в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь долженствующе-предписывающий или констатирующе-предписывающий характер. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. В текстах повествовательного характера глаголы, используемые в форме настоящего или прошедшего времени, также имеют подтекст долженствования или обязательности действия. Например: Комбинат принимает на себя обязательства...; Комитет... считает необходимым... ; Комиссия установила, что... .

Волюнтативность в текстах выражается семантически (подбором слов) и грамматически. Так, в текстах всех распорядительных документов, а также в некоторых служебных письмах, в заявлении, докладной и служебной записках и др. используются глаголы в форме 1-го лица настоящего времени приказываю, обязываю, предлагаю, прошу и пр., модальные формы надлежит, необходимо, следует, предлагается и т.п. в значении долженствования, предписания.

4) Точность, ясность изложения в официально-деловом стиле играют особенно важную роль, так как текст служебного документа всегда требует однозначности высказывания и невозможности его инотолкования. Формулировки должны быть безупречными в юридическом отношении. Это обеспечивается четкостью его композиционной структуры, продуманностью и точностью формулировок, исключением заимствований, еще не принятых языком.

Точность текстадокумента достигается употреблением определенных языковых средств. К ним относятся:

· отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления: договор, кадры, персонал, аттестация, аппарат, управление и т.п.;

· специальные названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, должностью или званием: свидетель, наниматель, истец, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др.;

· языковые клише, позволяющие максимально стандартизировать служебный документ;

· особые приемы уточнений, дополнений (например, в автобиографии, расписке, доверенности - Я, Иванов Николай Романович,...; или мой отец, Иванов Роман Петрович, ... .);

Стремление к точности порождает появление в тексте документов плеонастических оборотов (плеоназм - избыточное по значению словосочетание), которых следует избегать, например: «в марте месяце», «сообщить информацию», «свободная вакансия» и др.

5) Существенной характеристикой документированной информации является её полнота , которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией.

Полнота информации предполагает, что текст документа должен содержать все данные, необходимые для адекватного восприятия содержания текста и принятия обоснованного управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость в запросе дополнительных сведений, порождая тем самым неоправданную переписку.

Глубина изложения вопроса зависит от целей документа. Так, в информационном письме достаточно только изложить факты или события, а в письме-просьбе необходимо точно и исчерпывающе обосновать причину и предмет просьбы.

6) Краткость (лаконичность) . Требование краткости текста документа непосредственно связано с уменьшением физического объема текста и, соответственно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие.

Краткость достигается посредством:

· точного формулирования темы (предмета) текста документа;

· отбора необходимой и достаточной информации;

· отбора языковых единиц, каждая из которых должна нести смысловую нагрузку;

· исключения речевой избыточности (лишних слов и целых фрагментов текста, не несущих необходимой информации, неоправданные повторов и ненужных подробностей, детализации, затрудняющих восприятие основной мысли текста);

· использования общепринятых или специальных сокращений слов и словосочетаний (4).

Требование краткости нарушается также в случае, когда текст загромождается словами, лишенными смысловой нагрузки.

В текстах документов не следует использовать плеоназмы - смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающие по значению, например: в марте месяце, совместное сотрудничество, свободная вакансия и др. (5).

Требование краткости распространяется не только на текст документа, но на весь документ в целом. Например, не следует повторять в подписи документа наименование организации, если документ исполнен на бланке; включать в текст документа ссылку на номер и дату входящего документа, если эта ссылка использована как реквизит.

6) С полнотой связана достоверность информации. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а, прежде всего, об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Достоверность информации проявляется в тексте документов в виде ссылок на другие документы; в точном указании лица, которому предписано исполнение поручения, времени исполнения, в приведении конкретных фактов, цифр и мн. др.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов.

7) Логичность для многих документов выражается, прежде всего, в построении всего текста, в порядке следования его частей:

1) преамбулы,

2) основной части;

3) заключения.

В преамбуле излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ. Преамбула не должна превышать 1/3 текста всего документа. Основная часть содержит выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то во вступительной части делается ссылка на этот документ. При этом используются слова: во исполнение - если вышестоящий орган прямо предписывает выполнение определенного действия; согласно, в связи, в соответствии - при отсутствии прямого предписания.

В последние десятилетия для облегчения восприятия текста и логического выделения сути документа рекомендуется начинать (по возможности) с основной части, а причину указывать во второй. Например: Просим выделить дополнительные ассигнования в сумме... с целью приобретения компьютерной техники.

Некоторые документы могут состоять только из одной основной части, например: письма, заявления без мотивировки просьбы: Прошу освободить меня от занимаемой должности... , приказы по личному составу: Уволить ЯКОВЛЕВА Ивана Петровича... .

Требование логичности изложения отражается и на языковом уровне: в обилии сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения: причины, следствия, условия и др. Логический принцип действует также на уровне предложений и словосочетаний. Обычным для текста документа является прямой порядок слов: подлежащее предшествует сказуемому, определение - определяемому слову.

Однако этот порядок изменяется в том случае, когда необходимо выделить главное по смыслу слово. Так, например, предложение может начинаться с глагола: назначить, уволить, повысить и др., что чаще всего используется в приказах по личному составу. В распорядительной части приказов, распоряжений, постановлений главная часть может строиться по схеме: кому, что сделать, к какому сроку (подчеркивается субъект исполнения), или: что сделать, кому, к какому сроку (подчеркивается действие).

Использование вводных слов в тексте документа ограничено и подчинено цели логического скрепления: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны и т.п.

8) Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда в документе используется информация новая, необходимая для решения данного вопроса, а вся известная адресату информация отсутствует. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Поэтому одним из требований, предъявляемых к документу, является актуальность информации , которая обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Приложение А (справочное). Схемы расположения реквизитов документов Приложение Б (справочное). Образцы бланков документов

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Unified systems of documentation. Unified system of managerial documentation. Requirements for presentation of documents

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ; образцы бланков документов - в приложении Б .

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2 Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс ).

3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину

АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А. Степанов Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14

УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

От третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 251

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Рысков

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 N 430-162

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 N 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков 924 45 67

3.28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4 Требования к бланкам документов

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.

реферат , добавлен 18.05.2011


Системы документации в организациях. Классификация распорядительных документов. Этапы подготовки, процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального или единоличного принятия решений. Правила оформления распорядительных документов.

контрольная работа , добавлен 09.01.2009


Правила оформления реквизитов текста. Правила написания порядковых числительных в документах. Правила подготовки организационно-распорядительных документов. Формулировка записи в трудовой книжке. Основные документы, включаемые в состав личного дела.

контрольная работа , добавлен 04.03.2012


Процедура составления распорядительных документов. Порядок оформления постановлений, приказов, решений, распоряжений. Регистрация и контроль за исполнением документов. Текущее хранение документов. Особенности и отличия стандарта - ГОСТ Р 6.30-2003.

контрольная работа , добавлен 29.06.2010


Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.

курсовая работа , добавлен 06.12.2010


Организация рабочего места секретаря. Особенности составления письма по вопросам страхования. Подготовка организационно-распорядительных документов к оформлению. Правила оформления реквизитов. Информационно-справочные и распорядительные документы.

контрольная работа , добавлен 07.02.2010


Правила заполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке. Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов. Оформление информационно-справочных документов.

контрольная работа , добавлен 07.06.2010


Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.

дипломная работа , добавлен 05.03.2011

2.3. Язык и стиль официальных документов

Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль – это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.

В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукцию, но не себестоимость).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». (слово представить – имеет смысл: предъявить; сообщить; познакомить с кем либо; ходатойствовать о чем либо; составить; обнаружить; мысленно вообразить; изобразить, показать. Слово предоставить – имеет смысл: отдать в чье либо распоряжение; дать право, возможность сделать; осуществить что-либо; разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра.).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель – именно месяц, а не что иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях» и т. д.).

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся …»– постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка.

Употребление языковых формул. Одной из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:

«Гарантируем возврат кредита в сумме…… до……»;

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет……»;

«Контроль за выполнением…… возлагается на……».

Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Употребление слов в однотипных падежных формах. Употребление однотипных падежных форм при имени существительным принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего, в текстах документов, используется последовательное подчинение слов в родительном, реже– в творительном падеже. Например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции жилых и производственных зданий (род. п.)».

Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

Ограниченное употребление глаголов в личной форме. Письменному деловому общению свойствен неличный (безличный) характер изложения текста, т. е. употребление глаголов в форме 1-го и 2-го лица ограничено, а глаголы в форме 3-го лица, как правило употребляются в неопределенно-личном значении. Например:

«Комиссией проведена проверка и установлено……»;

«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

Этим же объясняется и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:

«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (Вместо: «Проект предусматривает ….»);

«Московскими организациями будет поставлено энергетическое оборудование» (вместо «Московские организации поставят …»).

Построение предложений. Особенность делового стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты. Например:

«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде районов Саратова значительных по размерам пустующих площадях областного подчинения, незадействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение структур Саратовского ОПС по решению Правительства Саратовской области».

Широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.

Например:

Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы.

Например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»;

«оказать помощь», а не «помочь»;

«произвести уборку», а не «убрать»;

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление называется «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

Сокращенные слова. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

1) лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;

2) графические сокращения – применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж-д, экз. и др.

Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Различают следующие типы аббревиатур:

1) инициальные сокращения – сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь подразделяются на:

а) буквенные (при чтении произносятся буквы) – МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;

б) звуковые (при чтении произносятся звуки) – ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и т. д.;

в) буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть звуками) – ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;

2) слоговые сокращения – образованные из частей, слогов слов: зампред, главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;

3) частично сокращенные слова образованные из части или частей слов и полного слова– Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.

4) усечения: зам., зав., спец., пред.;

5) телескопические сокращения – образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника)

6) сокращения смешанного типа – ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.

Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть – строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные – строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части – заглавные.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.

Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления Российской Федерации и субъектов Федерации в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственный комитет».

Наименование федеральных органов исполнительной власти и их сокращенное наименование должно соответствовать Распоряжению от 6 августа 2004 года Администрации Президента Российской федерации № 1363 и Аппарата правительства Российской Федерации № 1001 и оформляться в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1. Наименование федеральных органов исполнительной власти.

Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей субъектов федерации в составе Российской Федерации.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция Российской Федерации;

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный Договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «наименование закона»;

Кодекс российской федерации «наименование кодекса»;

Указ Президента Российской Федерации «наименование указа»;

распоряжение Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации).

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Президент Российской Федерации;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;

Председатель Верховного Суда Российской Федерации;

Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Министр (наименование министерства) Российской Федерации;

Председатель Государственного комитета Российской Федерации по (наименование комитета);

Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

начальник контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;

первый заместитель (заместитель) Министра (наименование министерства) Российской Федерации;

председатель Комитета Российской Федерации по (наименование комитета);

генеральный директор Российского (наименование) агентства;

глава администрации Саратовской области;

губернатор (наименование области);

мэр (наименование города);

премьер правительства Москвы;

председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;

член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы.

С прописной буквы, в кавычках, пишутся такие наименования как: Герой Российской Федерации, Герой советского союза, Почетные звания Российской Федерации.

В особом стилистическом употреблении и с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек», «Отечество» и др.

В официальной и деловой корреспонденции рекомендуется употреблять полные и как исключение, сокращенные названия центральных органов исполнительной власти. Выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.