Договор использования личного автотранспорта в производственных целях. Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Какие сведения вносятся в договор

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1. Локальный нормативный акт организации , согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Законодательные нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Использование личного транспорта в служебных целях практикуется довольно часто. Ситуация может носить временный или постоянный характер. Оформить все документально, решить компенсационные вопросы помогает законодательство.

Как оформить использование личного транспорта в служебных целях?

И разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию. Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ. Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.

Существует несколько способов:

• составить в трудовом договоре соответствующую запись;
• составить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• заключить договор-аренды транспортного средства между владельцем авто и компанией, которая нуждается в транспорте;
• предоставить автомобиль по механизму ссуды;
• заключить договор гражданско-правового характера.

Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.

Фиксированная компенсация

Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению. Работодатель должен издать соответствующее распоряжение. И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы. Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Учет расходов таков:

• 1200 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя до 2 000 куб. см.;
• 1500 руб. в месяц для автомобиля с объемом двигателя более 2 000 к. см.;
• 600 руб. в месяц для мотоциклов;
• без ограничений — для грузового транспорта.

Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы. Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.

К недостаткам можно отнести несколько моментов. Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок. И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.

Договор аренды

К этому методу прибегают чаще всего. Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.

Плюсы такого решения:

• уже не действуют нормативы – расходы компенсируются в полном объеме, автомобиль фактически находится на балансе предприятия;
• страховка на транспортное средство также переоформляется на предприятие.

Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).

Предоставить автомобиль в виде ссуды

Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ. Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование. Причем на безвозмездной основе.

Плюсы такого решения:

• предприятие полностью берет на себя ответственность за содержание, ремонт автомобиля, учет ГСМ;
• упрощает ведение отчётности в вопросах налогообложения;
• работник не теряет права использовать собственный автомобиль и в личных целях.

Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.

Гражданско-правовой договор

Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.

Плюсы такого решения:

• владелец автомобиля сам определяет, в каком виде предоставить транспорт – с экипажем, без него;
• автовладелец может и сам осуществлять перевозки людей и грузов, если имеет соответствующие права;
  оговаривается время использования транспорта, вплоть до почасового.

Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.

Когда сам руководитель – водитель

Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы. Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.

На деле часто руководители нарушают законодательство. И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования. Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится. Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми. Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.

И еще важный момент.

Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра. Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

• председатель совета директоров (или наблюдательного совета) - от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);

• тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, - от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

• копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);

• копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации ;

• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет : есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;

• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;

• обосновывающие расчет суммы компенсации;

• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73

- начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации - 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
- 939 руб. - начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Расходы компании на содержание служебного автотранспорта – весьма ощутимая статья затрат. Поэтому многие компании стараются привлекать к работе сотрудников с личным автотранспортом. А дальше просто компенсировать понесенные тружеником затраты на эксплуатацию авто. Рассмотрим, как использование личного транспорта в служебных целях происходит на практике, какие нюансы стоит учитывать, а также поговорим об имеющихся подводных камнях.

Российское законодательство не запрещает администрации привлекать к выполнению рабочих со своими личными машинами. Более того, в ст. 188 ТК РФ обозначено, что за использование личного имущества, в том числе транспортного средства, труженику полагается компенсация.

При этом, правительственным постановлением № 92 от 08.02.2002 определены граничные нормы компенсации, необлагаемые налогом. Они зависят от объема двигателя и составляют:

• 1500 рублей, когда объем двигателя превышает 2000 куб. см.;
• 1200 рублей, если двигатель имеет объем до 2000 куб. см.;
• 600 рублей, в случае использования в качестве рабочего транспорта мотоциклов.

Важно обозначить, что закон вносит ограничения исключительно на выплату фиксированной части компенсации. Сопутствующие прочие затраты (топливо, техосмотр, различные виды ремонтов и диагностики) в это ограничение не входят и регулируются компанией нанимателей самостоятельно.

Во избежание недоразумений с проверяющими структурами, целесообразно разработать и утвердить отдельный локальный документ по предприятию, который будет регулировать вопросы учета реальных затрат на содержание и эксплуатацию личного транспорта сотрудников. Но здесь главное правильно наладить первичный учет выполненной работы. А дальше бухгалтерия сможет без особого труда разнести расходы по соответствующим статьям учета. Сотрудник же получит полную компенсацию своих затрат.

Помните, законодатель разрешил использовать личный транспорт в рабочих целях и получать за это компенсацию от администрации. Главное правильно оформить такие отношения, наладить учет и четко прописать за что конкретно полагаются подобные выплаты.

Как оформить автомобиль сотрудника

Первостепенный вопрос. Ведь без документального оформления компания не сможет выделять и учитывать расходы на содержание личного транспорта сотрудника, используемого в служебных целях.

Законодатель предусмотрел несколько законных способов оформления личного автомобиля, используемого для целей компании. Здесь выделяют такие способы оформления:

Помните, в зависимости от избранного способа оформления личного автомобиля, используемого в рабочих целях, дальше будет зависеть условия его эксплуатации и размер полагающейся сотруднику выплаты.

Трудовой договор или допсоглашение

Идея использовать личный транспорт сотрудника для целей организации может возникнуть одновременно с трудоустройством, либо в будущем. От этого напрямую будут зависеть условия и порядок оформления первичного документа.
Итак, придется оформить:

1. Трудовой договор . Когда гражданин нанимается на работу со своим автомобилем, что будет использоваться для служебных целей. Здесь сразу целесообразно указывать условия и размер выплаты компенсации за эксплуатацию авто для рабочих целей. Они должны быть понятными, полностью покрывать понесенные гражданином затраты.
2. Дополнительное соглашение . Практикуют, когда идея привлечь транспорт сотрудника для рабочих целей возникла в будущем, когда он уже находился в штате. В этом случае просто подписывается дополнительное соглашение к уже имеющемуся договору. Оно становится его неотъемлемой частью.

Помните, должным образом подписанное и зарегистрированное дополнительное соглашение становится неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому тут важна не форма, а наполнение документа, подписанного сторонами.

Использование автомобиля работника без договора аренды

Закон не обязывает гражданина, имеющего личную машину, заключать с потенциальным работодателем договор ее аренды. Достаточно прописать соответствующие положения в трудовом договоре. Эта норма прямо предусмотрена в ст. 188 ТК РФ.

Другое дело, как в будущем будут учитываться расходы на этот автомобиль. Во избежание недоразумений на предприятии должен действовать локальный документ, где подробно описывается механизм учета и компенсации затрат, связанных с эксплуатацией личной машины в служебных целях. С целью снижения рисков непроизводственных затрат, требования могут предъявляться не только к автомобилю, но и самому водителю (медицинский осмотр, опыт вождения).

Следует отметить, что в случае отсутствия договора аренды, обязательство по учету и доказыванию реальных затрат на автомобиль фактически ложатся на самого водителя. Если он не сможет доказать факт их наличия, ему попросту могут отказать в выплате компенсации за его эксплуатацию для нужд предприятия. Из важных нюансов:

• оформление с помощью трудового соглашения гарантирует, что вы будете ездить исключительно на своей машине;
• оформляется одним документом;
• по согласованию с администрацией, работник вправе рассчитывать кроме компенсации прямых расходов, получать еще и дополнительные выплаты, связанные с эксплуатацией личного имущества.

Помните, если не оформлять аренду, все ключевые условия использования собственного автомобиля для нужд организации будут указываться в одном документе (трудовом договоре).

Аренда автомобиля сотрудника

Передача личного автотранспорта в аренду нанимателю – весьма распространённая практика. В этом случае между владельцем и предприятием заключается отдельный договор аренды. Транспорт переходит в пользование компании. Она ставит его на бухгалтерский учет и все виды обеспечения. Этот договор не имеет ничего общего с трудовым договором, который заключается с гражданином.

Из возможных преимуществ для владельца машины стоит выделить:

• полная сохранность машины на весь период аренды, указанный в договоре;
• заправка, ремонт, обслуживание осуществляется за счет предприятия;
• повышенный уровень компенсационных выплат за аренду.

Среди прочего не стоит забывать и о недостатках:

• необходимость выплаты налогов с дохода за аренду имущества;
• отсутствие возможности использовать машину для собственных целей без разрешения администрации компании;
• отсутствие гарантии, что именно вы будете водить свой автомобиль в период его аренды.

Помните, аренда предоставляет больше гарантий и больше денег, но имеет под собой увеличенный объем ограничения, в частности невозможности использовать свою же машину в личных целях.

Возмещение расходов при использовании личного авто

Среди затрат на эксплуатацию транспортного средства стоит разграничивать прямые затраты, без которых машина попросту не поедет, и вознаграждение, что причитается владельцу за использование его имущества. Все это должно быть внесено в условия трудового (гражданско-правового) соглашения. Желательно разбивать эти позиции на два самостоятельных блока.

Итак, за период использования личной машины для рабочих целей ее владелец может рассчитывать на возмещение расходов за топливо, масло, запасные части в случае поломки, плановых ремонтных работ, ремонта в случае аварии, оплаты страховых взносов, других прямых затрат.

Для подтверждения таких расходов могут потребоваться такие документы:

• путевые листы, другие, действующие в компании аналогичные документы;
• журналы учета поездок, заполняемые представителями работодателя и имеющими маршрут передвижения, время, цель поездки;
• личные отчеты сотрудника, где содержится подробное описание каждой поездки (когда, куда, с какой целью, по чьему поручению);
• подробный расчет необходимой суммы компенсации, исходя из реального расхода материалов и топлива;
• рабочая, либо должностная инструкция содержит позиции о разъездном характере работы. Но первичные документы в этом случае также должны быть (квитанции, чеки, накладные).

Помните, чтобы получить возмещение реальных затрат в процессе эксплуатации своего транспортного средства для нужд работодателя, потребуется собрать все первичные документы, подтверждающие расходы, а также документы, где указано, что работа выполнялась для конкретного учреждения.

Выплата компенсации за использование автомобиля

Сразу обозначим – даже при использовании авто на основании трудового договора, компенсация, выплачиваемая владельцу, не является частью заработной платы. Это отдельный вид выплат. До определённого предела (устанавливается правительством РФ) не облагается налогом. Свыше этой нормы придется уплатить налоги.

Нужно разграничивать возмещение прямых расходов и компенсацию за использование машины. Ведь в этом случае владелец автомобиля еще и экономит компании на содержание дополнительного водителя. Иными словами, предприятие получает реальную экономию даже в случае осуществления выплат сотруднику за использование его авто в рабочих целях.

Компенсация устанавливается приказом по предприятию. Может иметь фиксированный размер, а может зависеть от количества рабочих поездок. Как правило, выплачивается ежемесячно.

Помните, чтобы не иметь проблем с налогообложением, размер компенсации не должен превышать установленных правительством РФ максимальных размеров.

Как определить размер компенсации

Расчет суммы причитающейся труженику компенсации за использование для рабочих нужд транспортного средства зависит от интенсивности эксплуатации автомобиля.

Обычно, если машина используется ежедневно, устанавливают фиксированный максимальный уровень компенсации. Чтобы установить меньший размер – можно просто вычесть пропорциональность использования автомобиля каждый день по итогам месяца.

Как вариант, некоторые работодатели устанавливают дневной уровень компенсации. Это означает, что по итогам месяца выводится количество дней работы сотрудника на своей машине и рассчитывается причитающаяся ему компенсация.

Помните, никто не запрещает работодателю выплачивать в качестве компенсации сумму, превышающую максимально допустимый размер, установленный правительством РФ. Но в этом случае на «остаток» придется насчитывать и удерживать налоги.

Оформление компенсации за использование и возмещения расходов

Оформление компенсации за использование частного автомобиля осуществляется в таком порядке:

1. Между гражданином и его нанимателем заключается трудовой договор, в одном из разделов которого прописываются условия использования личного транспорта для служебных нужд.
2. Работодатель издает внутренний приказ по компании, которым устанавливает граничный размер компенсационного вознаграждения, а также порядок компенсации прямых затрат владельца авто.
3. Каждая служебная поездка оформляется путевым листом, либо записью в специальном журнале. Информация должна иметь маршрут перемещения, цель поездки, по чьей команде она осуществляется, время начала и окончания.
4. Каждое затратное действие (покупка топлива, масла, посещение СТО) должно подтверждаться квитанцией, чеком, накладной. В дальнейшем оригиналы этих документов необходимо сдать в бухгалтерию для выплаты компенсации. Бухгалтерия обязана проверить соответствие расходов с другими записями, учитывающими работу, что ведется предприятием
5. Работодатель вправе отказать сотруднику в компенсационных выплатах, если они осуществлялись не для служебных целей, либо в нерабочее время (за исключением покупки топлива).
6. Все затраты суммируются за месяц, вычитаются ранее выданные авансы и выплачиваются сотруднику вместе с причитающимся вознаграждением.

Помните, юридическим лицам запрещено осуществлять финансовые платежи за действия, не подтвержденные первичными документами.

Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях? Об этом — следующее видео:

Нужен ли путевой лист

Обязательное наличие путевого листа напрямую зависит от условий эксплуатации личного автомобиля сотрудника. Если оформление осуществлялось по ссуде, либо путем передачи в аренду – путевой лист обязателен. Ведь машина фактически числится за предприятием.

Когда же машина используется на условиях трудового, либо гражданско-правового соглашения, оформление путевого листа не обязательно. Но при условии, что учет работы ведется по другому документу. Это нужно для дальнейшего подтверждения понесенных расходов.

Касательно прохождения медицинского осмотра, то вне зависимости от условий передачи для использования предприятием транспортного средства, его обязан проходить каждый водитель.

Об использовании личного автомобиля в служебных целях в этом ролике:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

• компенсация, которая начисляется за использование имущества;
• компенсационная выплата за износ персонального имущества;
• возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Какие расходы возвращаются

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

• расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
• затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
• за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
• за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

• Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
• Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
• Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
  • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
  • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
  • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
  • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
  • порядок осуществления выплат.

  К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

  • паспорт авто;
  • свидетельство про госрегистрацию;
  • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
• Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
• Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

• чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
• квитанции на мойку машины, ее ремонт;
• расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

• квитанции про заправку авто;
• платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
• расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

• человек не трудоустроен официально;
• сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
• работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
• утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

• на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
• транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
• если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.