Приемка и оприходование поступающих материалов оформляется. Документальное оформление поступления материалов - учет поступления материалов

Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами. Приемка и оприходование поступающих материалов и тары оформляется соответствующими складами, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма №М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными.

Прибытие нескольких грузов от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет-фактура, накладная) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер при-ходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом приёмка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным документам поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приёмку осуществляет Комиссия, которая оформляет её актом о приемке материалов.

В случае составления приёмного акта приходный ордер не оформляется.

Приёмный акт о приёмке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объёмных, линейных, в штуках). По этим единицам измерения устанавливается учетная цена.

Материалы поступают в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада по другой (например, поштучно), оприходование и отпуск отражается в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках – количество в единицах измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если в расчетных документах поставщика указана более крупная (мелкая) единица измерения (тонна), чем принято в организации (килограмм), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в организации.

Если направить материалы непосредственно в подразделения организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. В приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Материалы, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

Приемные акты и приходные ордера должны составляться в день поступления соответствующих материалов на склад в сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

Если материалы приняты на ответственное хранение, относятся в соответствии со ст. 225 Гражданского кодекса Российской Федерации к бесхозным вещам и являются скоропортящимися или издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных целях или продать. При этом указанные материалы прихо-дуются в организации по рыночной стоимости.

Выручка от продажи этих материалов ли их рыночная стоимость при использовании материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов, а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями то есть бухгалтерской службой, службой снабжения или должностными лицами.

Покупка материалов подотчетными лицами организации подлежат сдаче на склад. Приход материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов,

квитанция к приходному ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

Осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки.

Производится сдача отходов, образующихся в процессе продукции, а также сдача брака;

Осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Операции по передаче материалов из одного подразделения в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Стоимость материалов, оставшихся на конец месяца в пути или не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается в бухгалтерском учете по Дт.10 «Материалы» Кт.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих ценностей на склад). В следующем месяце эта запись сторнируется.

Налог на добавленную стоимость начисленный при приобретении материалов, учитывается на счете «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» одновременно с оприходованием поступивших материалов. Налог цены не включается в фактическую себестоимость материалов и в их учетные записи.

В случаях, когда в первичных учетных документах (счетах-фактурах, накладных, приходно-кассовых ордеров, актах выполненных работ), подтверждающих стоимость приобретенных материальных ресурсов, не выделена сумма налога, то и в расчётных документах (поручениях, требованиях-поручениях, реестров чеков и реестров на получение средств с аккредитива) исчисление ее расчетным путем не производится. Стоимость приобретенных в таких случаях материальных ресурсов, включая предполагаемый по ним налог, учитывается в целом на счетах учета материально-производственных запасов.

Итак, вы приобрели материалы. Какие документы при этом необходимо получить от поставщика, а какие оформить самостоятельно?
Во-первых, любая поставка материалов, приобретенных как по безналичному расчету, так и за наличный расчет сопровождается товарной накладной (форма № ТОРГ-12). Товарная накладная составляется поставщиком в двух экземплярах, а в случае, когда грузоотправитель и поставщик - разные юридические лица, то в трех экземплярах.
По одному экземпляру остается у поставщика, грузоотправителя, один экземпляр товарной накладной передается покупающей организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Если при приемке материалов выяснилось расхождение по количеству или качеству по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товаров. Это унифицированная форма. При приемке импортных материалов оформляется Акт по форме № ТОРГ-3, при приемке материалов отечественного производства - Акт по форме № ТОРГ-2. Акт по форме № ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, по форме № ТОРГ-3 - в пяти экземплярах. Оформленные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Акты о приемке материалов по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием материалов данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству материалов, предусмотренными в договоре или контракте.
Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспер
тизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию материалов, поступившую по одному транспортному документу.
Товарно-материальные ценности (материалы), по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
Записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковыми ручками, при помощи пишущих машинок, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Помимо товарной накладной в течение пяти дней после отгрузки товара, в данном случае материалов, поставщик обязан выписать счет- фактуру. Счет-фактура выписывается в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, регистрируется в журнале выданных счетов-фактур. У покупателя по полученному счету-фактуре производится запись в журнале регистрации счетов-фактур. В дальнейшем полученный счет-фактура заносится покупателем в книгу покупок.
Счет-фактура также имеет унифицированную форму и должна содержать все обозначенные в ней реквизиты. Кроме того, обратите внимание на последовательность приведенных колонок в счете-фактуре. Внешний вид данного документа довольно часто претерпевает изменения, однако его содержание и даже последовательность реквизитов должны оставаться неизменными, иначе счет-фактура потеряет силу.
Как правило, в дальнейшем приобретенные материалы перемещаются по различным структурным подразделениям организации (например, с центрального склада на склады магазинов). Для оформления этой хозяйственной операции применяется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, материалов. Это унифицированная форма - № ТОРГ-13.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.
Заполненный документ подписывают материально ответственные лица и сдают в бухгалтерию для учета движения товарноматериальных ценностей.

Документирование поступления материалов зависит от источников их получения - от поставщиков, от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, от своего производства (отходы), от оприходования излишков, выявленных инвентаризацией.

На все материалы, поступающие со стороны, на складе предприятия составляется приходный ордер. В том случае, когда количество и качество поступивших материалов соответствует данным, указанных в документах поставщика, приемку разрешается оформлять штампом (с реквизитами приходного ордера) на документах сопровождения поставщика. При выявлении расхождений данных счета поставщика и фактически поступивших материалов составляется акт о приемке материалов. При составлении акта должны участвовать представитель поставщика, его доверенное лицо или представитель сторонней организации (эксперт). Без этого возможные претензии к поставщику не принимаются. Материалы, поступающие от своих цехов, оформляются накладными на внутреннее перемещение.

Во всех приходных документах указывается, от кого поступил материал, на какой склад, номенклатурный номер, наименование, количество, цена, сумма поступивших материалов, кто сдал и кто принял, дата и номер документа.

Со склада материалы отпускаются в производство на изготовление продукции, в переработку на другие предприятия, для реализации на сторону, для безвозмездной передачи другим предприятиям, для внутреннего перемещения на другие склады. Основным видом расхода материалов является отпуск на производство продукции. Отпуск материалов систематического потребителя оформляется лимитно-заборными картами. Они выписываются отделом снабжения на один или несколько наименований материалов, используемых на производство одного вида продукции с одного склада. Лимитная карта выписывается на 10-15 дней или месяц в двух экземплярах (первый хранится на складе, второй - в цехе-получателе). При получении материала представитель цеха расписывается в карте склада, а кладовщик - в карте цеха, что подтверждает отпуск и контроль.

Материалы, потребляемые нерегулярно, оформляется требованиями. Требованиями также оформляется отпуск материалов на замену, а также сверхлимитный отпуск.

Отпуск материалов на сторону оформляется накладной или приказом-накладной. При вывозе автотранспортом материалов составляется товарно-транспортная накладная типовой формы.

В расходных документах указывается номенклатурный номер, номер склада материалов, через кого отпущен материал, на какие цели(вид продукции, статья затрат), цех-получатель, количество (затребовано и отпущено).

На складе ведется количественный сортовой учет материалов. Для этого бухгалтерия открывает карточку складского учета на каждый номенклатурный номер материала. Карточки регистрируется в специальном реестре. В карточке указываются номер склада, место хранения, характеристики материала, нормы запаса и данные о движении материалов. По окончании месяца кладовщик переносит остатки из карточек в ведомость остатков материалов на складе.

Бухгалтер материального отдела бухгалтерии регулярно проверяет правильность записей в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью в последней графе карточки. Одновременно кладовщик сдает, а бухгалтер принимает приходно-расходные документы на материалы, составляются реестры по каждому складу. По данным реестров и приложенных к ним первичных документов бухгалтерия составляет накопительные ведомости по приходу и расходу материала за месяц.

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

1) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих или испорченных материалов на договорную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие или испорченные материалы списываются со счета " «Недостачи и потери от порчи ценностей"» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов.

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи.

1) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

Материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, собственного производства.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (в двух экземплярах - один непосредственно покупателю, другой - через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетом или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют односторочными или многосточными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один вид материала, во втором - записывают все принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом приемки материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов получателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату перевозки ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. В случае наличия такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и т. п. оформляют накладными (требованиями), которые выписывают сдатчики в двух экземплярах. Один из них является основанием для списания материалов у сдатчика, второй направляется получателю и используется в качестве приходного документа.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также паспортные данные продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.