Северный отпуск: правила оплаты проезда. Онлайн консультации Проезд в отпуск на личном автотранспорте

Более 1000 военнослужащих и членов их семей получили ответы от военного юриста медиа группы Mil.Press. Если ваш вопрос связан с денежным довольствием, пенсионным обеспечением, жилищной проблемой или увольнением со службы, выберите нужную тему в представленном ниже выпадающем списке. Также вы можете ознакомиться со списком наиболее популярных вопросов .

Новые обращению в юрконсультацию временно не принимаются.

Для оплаты проезда в отпуск на личном автотранспорте требуется информация о кратчайшем расстоянии. У нас в городе только "Автодор" выдает подобные справки, но в них указывается проезд по дорогам общего пользования (какая-то внутрення их инструкция по оформлению справок), а нашу бухгалтерию такая формулировка не устраивает (из закона слов не выкинешь). Компьютерные программы по расчету расстояний не являются основанием для платежа (нет печатей). Как быть?

Людмила Борисовна Цешинская,
Тема вопроса: Прочее
Населенный пункт: Архангельск

В соответствии с п.1 Постановления Правительства РФ от 20 апреля 2000 г. № 354, принятого во исполнение ст. 20 Федерального закона "О статусе военнослужащих" Министерство обороны возмещает военнослужащим расходы, связанные с проездом к местам использования основного отпуска и обратно.

Механизм реализации возмещения расходов понесенных военнослужащими при следовании на личном автотранспорте к месту использования отпуска и обратно предусмотрен Руководством по оформлению, использованию, хранению и обращению с воинскими перевозочными документами в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее Руководство), утвержденным приказом Минобороны РФ от 6 июня 2001 г. № 200, на основании п. 86 которого военнослужащим, проходящим военную службу по контракту в воинских частях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях один раз в два года возмещаются расходы на проезд в пределах территории Российской Федерации личным транспортом к месту использования отпуска и обратно.

При этом расходы на проезд личным транспортом возмещаются на основании рапорта военнослужащего при документальном подтверждении его пребывания в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

В соответствии с п. 85 Руководства лицам, имеющим право на проезд за счет средств Министерства обороны Российской Федерации, не получившим или не использовавшим воинские перевозочные документы, расходы возмещаются по фактически произведенным затратам. Основанием для возмещения расходов в указанных случаях являются рапорт военнослужащего, документы, подтверждающие право на проезд за счет средств Минобороны РФ (предписание, отпускной билет с соответствующими отметками о пребывании в пункте проведения отпуска), документы о произведенных расходах, неиспользованные воинские перевозочные документы или справки, выданные на бланке требования формы № 1, с указанием в ней, что льгота по проезду не была использована.

Вам необходимо подать рапорт на отпуск, в котором указать что к месту проведения отпуска и обратно вы будете передвигается на личном авто, а финансовый орган сам произведет расчеты.

1. 24 дополнительных дня предоставляется лицам, трудящимся в сложных условиях Крайнего Севера;
2. 16 дней дополнительно к основному отпускному периоду положено лицам, занятым трудовой деятельностью в местностях, приравненных по климатическим условиям к Северу.

На что рассчитывать работникам Севера: особенности льготных отпусков в 2019 году

• гл. 50, статьи 127, 129, 322, 325 Трудового Кодекса РФ;
• Закон РФ N 4520-I о государственных гарантиях для северян;
• Федеральный закон N 125-ФЗ о жилищных субсидиях людям, которые уезжают из районов Крайнего Севера;
• Постановление Совмина № 12;
• Постановление Правительства № 922;
• Закон РФ N 212 о налогообложении, а также взносах ПФР, ФСС, ФОМС.

В законе о северянах и компенсациях для них, есть отдельная статья, отведенная под вопрос оплаты проезда работникам, когда те отправляются в отпуск. В 33-й статье данного закона просто представлена отсылка на Трудовой Кодекс. Поэтому абсолютно для всех северян порядок остается один и тот же: один раз в два года, уходя в отпуск, им будет оплачена дорога до местности, в которой люди будут отдыхать.

Как оплачивается проезд в отпуск в районах Крайнего Севера

3. К членам семьи работника учреждения, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена) , несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.
Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника учреждения производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него).
8. Компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

Льготный проезд северян, оплата проезда на личном транспорте

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Заявленные требования мотивировал тем, что состоит в трудовых отношениях с ОАО «Оборонэнерго» филиал «Кольский». На основании приказа ОАО «Оборонэнерго» филиала «Кольский» от 14 мая 2012 года ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 04 июня 2012 года по 02 июля 2012 года в количестве 28 календарных дней с правом оплачиваемого проезда к месту проведения отпуска и обратно. К месту проведения отпуска он со своей супругой А. следовал на личном автотранспорте.

Льготный проезд в отпуск для северян 2019 на личном транспорте

Примечание
Если транспортная организация не выделяет из общей стоимости авиаперевозки стоимость перевозки по территории РФ, можно принимать за основу подготовленный авиаперевозчиком или агентом расчет стоимости перевозки до границы РФ, который составлен с применением значений ортодромических расстояний, представляемых ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» .

Оплачиваем северянам дорогу в отпуск (правила выплаты компенсации стоимости проезда в отпуск и обратно) (Шаповал Е

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Статья 325 ТК РФ

В качестве образца для исчисления возмещения рассмотрим конкретный пример. Сотрудник предприятия, которое функционирует в Мурманске, направился в отпуск на собственном автомобиле. Расстояние до места назначения составило 1 100 км. Работник по приезду подал в бухгалтерию полный отчет с чеками. В итоге, общая сумма расходов составила 3 480 рублей (100 л. бензина), из которых:

Льготный проезд в отпуск для северян 2019 и их детей

Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.

Как оплачивается проезд до места отпуска работникам Крайнего Севера

• участники и инвалиды ВОВ (Великой Отечественной войны);
• члены семьи военных, погибших при боевых действиях;
• пострадавшие при ликвидации последствий аварии Чернобыльской АЭС;
• труженики тыла;
• герои труда времен СССР и РФ, члены их семьи:
• заключенные концентрационных лагерей, военнопленные;
• инвалиды всех групп;
• лица, признанные жертвами политических репрессий, реабилитированные;
• награжденные знаком «Почетный донор» (в советские времена и в период современной России);
• семьи, воспитывающие детей-инвалидов, плюс лица, присматривающие за детьми с ограниченными возможностями;
• дети и другие категории граждан, получающие пенсию по потере кормильца.

Компенсация проезда пенсионерам в 2019 году: как получить льготы на транспорт

Положение об оплате проезда в отпуск и обратно в районах Крайнего Севера Положения об оплате проезда трудящимся северных рубежей России изложено в федеральном законопроекте № 4520-I «О гарантиях и привилегиях для северян», изданном в феврале 1993 года и изменениями, внесенными в 2014-м году.

Льготный проезд в отпуск для северян 2019

Многих интересует вопрос, в действительности ли оплата проезда в отпуск в районах Крайнего Севера в 2019 году может «прогореть». На основании правил, утвержденных правительственным Постановлением России №455 можно сказать, что – да, компенсации проездных могут «прогореть».

Оплата проезда в отпуск в районах Крайнего Севера в 2019 году

Сбор всех документов должен быть осуществлен не только работником отдела кадров, но и сотруднику, которому нужен отпуск. К примеру, чтобы оплатить проезд в отпуск членам семьи, работодатель может потребовать документы, которые подтверждают родство. Также требуется предоставить следующую информацию:

Льготный проезд в отпуск для пенсионеров северян 2019

Чтобы получить такую компенсацию, нужно предоставить в ПФР подтверждающую справку из ЖД кассы о стоимости проезда в некупейном вагоне пассажирского поезда на день проезда в данном направлении. Если по выбранному пенсионером маршруту поезда более низкой категории отсутствуют, то здесь также понадобится подтверждающая справка из ЖД кассы.

Оплата проезда на отдых пенсионерам Севера

Прошу дать разъяснение по вопросу компенсации северного проезда личным транспортом, наша организация находится в местности, приравненной к Крайнему северу. Работнику по коллективному договору предоставляется один раз в два года проезд к использованию отпуска и обратно в пределах территории РФ любым видом транспорта (кроме такси). К месту отпуска работник улетела воздушным транспортом, обратно на приобретенной автомашине, технический паспорт оформлен на мужа. Свидетельство о браке, чеки на ГСМ, отметка с места проведения отпуска приложены к авансовому отчету. Положена ли в данной ситуации компенсация работнику?

В соответствии со статьей 325 ТК РФ Вы должны компенсировать сотруднику проезд любым видом транспорта, в том числе и личным, если предусмотрено коллективным договором. Следовательно, стоимость проезда на личном транспорте от места проведения отпуска подлежит компенсации.
При этом законодательство прямо не указывает на то, что подлежат компенсации расходы только при использовании автомобиля, находящегося в собственности сотрудника.

Официальных разъяснений по данному вопросу нет, но такой вывод подтверждают судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 октября 2005 г. № А42-12019/04).

Стоимость топлива возмещается по фактически произведенным расходам, но не выше стоимости проезда (рассчитанной на основе норм расхода топлива), установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
Коммерческая организация должна установить перечень документов, которые должен предоставить сотрудник для получения компенсации стоимости проезда в своих локальных документах.
Документами, подтверждающие затраты могут быть: чеки АЗС на оплату стоимости израсходованного топлива.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Порядок и условия выплаты компенсаций

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам не реже чем раз в два года проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно. Это следует из части 1 статьи 325 Трудового кодекса РФ.*

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, но не меньше, чем для бюджетных организаций. Таковы требования части 4 статьи 8 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли самостоятельно определить условия и размер оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера

Да, можно.*

Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях) , оплачивать сотрудникам проезд в пределах территории России к месту использования отпуска и обратно. Это следует из положений статьи 325 Трудового кодекса РФ.

Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций устанавливает работодатель. Поэтому во внутренних документах (коллективном и (или) трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п.) можно предусмотреть любые условия компенсации. Это может быть и вариант оплаты проезда сотрудникам к месту отдыха только железнодорожным транспортом. Такой вывод следует из положений части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ.

ОСНО: налог на прибыль

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.*

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Статья: На пути к Черному морю, или Как компенсировать «северянину» поездку к месту отдыха

– А теперь расскажите, пожалуйста, подробнее о тех расходах, которые подлежат возмещению.

– В соответствии с принятым документом работнику компенсируются затраты на проезд к месту отпуска и обратно в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.* При этом устанавливается верхний предел оплаты. Что это означает? Например, при поездке на железнодорожном транспорте подлежит возмещению сумма, не превышающая стоимость билета в купейном вагоне скорого поезда, при пользовании самолетом – стоимость билета в салоне экономического класса. При поездке на автомобильном транспорте – стоимость билета в автобусах общего пользования или в автобусах с мягкими откидными сидениями. При этом компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи в размере документально подтвержденных расходов.

Если же работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он (как мы уже упоминали выше) также вправе претендовать на возмещение произведенных расходов. Но при условии, если он предоставит работодателю документы, подтверждающие его пребывание в месте использования отпуска и чеки автозаправочных станций. Стоимость топлива возмещается по фактически произведенным расходам, но не выше стоимости проезда (рассчитанной на основе норм расхода топлива), установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.*

3.Статья: Компенсацию проезда сотрудника к месту отпуска на чужой машине нельзя включить в расходы при расчете налога на прибыль

Наша организация расположена в районе Крайнего Севера. А потому своим работникам мы оплачиваем расходы на проезд к месту отпуска и обратно. Наш сотрудник ездил в отпуск на автомобиле, принадлежащем третьему лицу. В бухгалтерию он предоставил чеки АЗС, отпускное удостоверение с отметкой о пребывании в данной местности, копию ПТС, а также справку транспортной организации о наименьшей стоимости проезда этим автомобилем до места проведения отпуска. Можно ли расходы на проезд не возмещать на том основании, что автомобиль ему не принадлежит?*

Спрашивает Е.В. СИВАШОВА,
зам. заведующего отделом
Областного совета профсоюзов
(г. Мурманск)

Согласно трудовому законодательству, ваша компания должна возместить расходы сотрудника. Однако важный момент: учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль вы не сможете. Объясню все по порядку.

Но обратите внимание: в Правилах компенсации расходов на оплату стоимости проезда… утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 , приводится расшифровка видов транспорта, проезд которым можно возместить. Касательно автомобильного транспорта встречаются только две формулировки: автомобильный транспорт общего пользования (кроме такси) и личный автотранспорт. Поэтому не исключено, что выплату компенсации в случае, когда сотрудник путешествовал на чужом автомобиле, проверяющие признают необоснованными.

Отвечает В.П. ДРОБЫШ,
ведущий эксперт
журнала «Главбух»

С уважением,

Светлана Шарипкулова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Варварой Абрамовой,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Северный отпуск: правила оплаты проезда

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Гарантийный минимум

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"".

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;

Возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;

Фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:

Разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;

Что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.

Не производится оплата расходов, если:

Поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);

Члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдут два года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма пропадает, но только в части первых двух лет работы.

Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда - на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

Любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;

Документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:

Дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;

Маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.

Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.

Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:

Фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

Даты рождения несовершеннолетних детей работника;

Место использования отпуска работника и членов его семьи;

Виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

Маршрут следования;

Примерная стоимость проезда.

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).

Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

С.Савельева

Независимый эксперт

Материал подготовлен специалистами Центра методологии бухгалтерского учета и налогообложения

Работник учреждения, финансируемого из средств федерального бюджета, и, осуществляющего свою деятельность в районах Крайнего Севера, воспользовался своим правом на компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска. Часть пути работник преодолел на автомобиле, который был передан работнику в аренду организацией, осуществляющей деятельность по сдаче в аренду транспортных средств. Работник подал заявление, в котором требовал компенсацию стоимости горючего, исходя из кратчайшего пути к месту проведения отпуска, чеков АЗС не предоставлено. Организацией, передавшей автомобиль в аренду, выдан документ, в котором указана марка и модель автомобиля. Должна ли организация компенсировать стоимость проезда по кратчайшему маршруту к месту проведения отпуска в данной ситуации.

Ответ: Учреждение не обязано компенсировать работнику стоимость топлива, приобретенного для автомобиля, взятого в аренду, при следовании к месту проведения отпуска так как расходы не подтверждены чеками АЗС.

Обоснование: Основываясь на нормах части 1 статьи 325 Трудового кодекса, лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя (организации, финансируемой из федерального бюджета) стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Из норм пункта 8 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей», компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.

Необходимо отметить, что приведенная норма не указывает на необходимость оплаты стоимости топлива, которая не подтверждена чеками АЗС.

Необходимо отметить, что Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» введены нормы расхода топлива в отношении многих автомобилей, при этом, данные нормы позволяют определить нормы расхода топлива в отношении конкретной модели автомобиля.

Отметим, что законодательство не содержит норм, которые бы указывали, на каком праве работник использует автомобиль.

Необходимо иметь в виду, что ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 01.09.2008 N А42-9025/2006 указал, что при наличии документов, подтверждающих проведение отпуска в другой местности, расходы возмещаются исходя из наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем, то есть независимо от вида используемого транспорта и от того, кому он принадлежит.

Аналогичная позиция содержится и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24.10.2005 N А42-12019/04.

Как следует из изложенного выше, учреждение не обязано компенсировать работнику стоимость топлива, приобретенного для автомобиля, взятого в аренду, при следовании к месту проведения отпуска, так как расходы не подтверждены чеками АЗС.