Виды актов в торговле. Первичные документы в торговле. Рекомендации по документированию торговых операций в сопроводительном реестре сдачи документов

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, раз­мещения на хранение и отпуск продукции:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осущест­вляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продук­ции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Инвентаризационный ярлык применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период прове­дения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.

Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты ин­вентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изго­товителю направляется уведомление о вызове.

В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправи­телю), указывается:

• наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
• основные недостатки, обнаруженные в продукции;
• время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
• количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Доверенность:

• применяется для оформ­ления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой по­ставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
• служит основанием для получения продукции на скла­де поставщика, железнодорож­ной станции, пристани, в аэро­порту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

• номер и дата выдачи;
• срок действия (определя­ется возможностями получения и вывоза продукции);
• наименования и адреса плательщика и получателя (получа­теля доверенности);
• банковские реквизиты плательщика;
• наименование поставщика;
• должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
• номер и дата документа, являющегося основанием для от­пуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

• доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
• доверенность имеет поправки и помарки;
• не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверен­ности;
• окончился срок действия доверенности;
• поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками скла­да, выписывается на основании расчетных и других сопроводи­тельных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов — применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по коли­честву и качеству, а также расхождения по ассортименту с данны­ми сопроводительных документов поставщика. Данный акт состав­ляется также при приемке продукции, поступившей без докумен­тов. Акт служит юридическим основанием для предъявления пре­тензии поставщику (отправителю).

К данному акту прилагаются следующие документы:

• копии сопроводительных документов или сличительной ве­домости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);
• упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;
• квитанции станции (пристани, порта) назначения о провер­ке веса груза, если такая проверка проводилась;
• пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
• подлинный транспортный документ (товарно-транспортная накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем перевозчику претензии, связанной с этим документом, прилагает­ся его копия;
• документ, удостоверяющий полномочия представителя, вы­деленного для участия в приемке;
• акт, составленный в соответствии с пунктом 16 Инструкции № П.-6 ;
• документ, содержащий данные взвешивания и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или об­мера;
• другие документы, свидетельствующие о причинах возник­новения недостачи (анализы на влажность продукции, требования к хранению которой содержат соответствующие допуски на влаж­ность, сведения о снабжении льдом, коммерческие акты и др.);
• в случае приемки скоропортящейся продукции — ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она со­ставлена, или натурный лист.

Лимитно-заборная карта — документ, на осно­вании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска про­дукции:

• для оформления отпуска материалов, систематически потреб­ляемых при изготовлении продукции;
• для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально от­ветственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для конт­роля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска продукции:

• структурным подразделениям своей организации, располо­женным за пределами ее территории. Накладную выписывает ра­ботник структурного подразделения в двух экземплярах на осно­вании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение про­дукции, заполненной в установленном порядке;
• сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответству­ющих документов и письменного разрешения руководителя пред­приятия или лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов:

• применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
• заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
• ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенк­латурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений приме­няется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобож­дения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указыва­ется также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции:

• наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
• дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установлен­ного срока, — причины несвоевременной приемки, время их воз­никновения и устранения;
• фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в при­емке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полно­мочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
• наименования и адреса отправителя (изготовителя) и постав­щика;
• дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
• дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);
• дата отправки продукции со станции (пристани, порта) от­правления или со склада отправителя;
• дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) на­значения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
• номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевоз­чиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
• условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими изме­рительными приборами, поверенными в установленном порядке;
• состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на осно­вании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
• при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для проверки с указанием оснований выборочной про­верки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
• реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транс­порте правилами; общий вес продукции — фактический и по до­кументам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, — фактический и по трафарету на таре (упаковке);
• транспортная и отправительская маркировка мест (по доку­ментам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных яр­лыков, пломб на отдельных местах;
• способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);
• другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недо­стачи;
• точное количество и стоимость недостающей продукции;
• заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты Акта о ненадлежащем качестве продукции:

• условия хранения на складе получателя;
• состояние упаковки в момент осмотра;
• наличие упаковочных листов и пломб;
• количество и полное наименование продукции;
• подробное описание обнаруженных недостатков и их харак­теристика;
• перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;
• заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее ко­личество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логис­тики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упа­кованному предмету или коробке. В упаковочном листе указы­ваются:

• порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;
• содержимое коробки;
• место и дата производства упаковки;
• указания по следованию продукции (груза);
• контактный телефон получателя;
• адрес и данные физического (юридического) лица, являюще­гося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

• заборный лист;
• расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

• ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;
• отчет по срокам годности продукции;
• ежедневный отчет о приеме продукции на склад;
• ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;
• особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;
• отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соот­ветствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);
• отчет о переупакованной бракованной продукции;
• отчет об уничтожении бракованной продукции;
• отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);
• отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:

• баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;
• все поступления продукции на склад за рабочий день;
• все отгрузки продукции за рабочий день;
• новый баланс остатка продукции, включающий в себя про­дукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);
• остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

• предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;
• сроки годности по каждому наименованию продукции;
• список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следу­ющую информацию:

• все поступления продукции за день;
• сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, под­писанный представителем склада и водителем);
• сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

• все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;
• все заказы, находящиеся в процессе комплектации;
• сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;
• копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.

Документооборот - важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете .

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота - задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

• формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
• формы документов внутренней отчетности;
• периодичность формирования отчетов;
• технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

1. создание,
2. передача документа в бухгалтерию,
3. проверка и обработка документа,
4. архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

• обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
• счет-фактуру от поставщика;
• акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
• ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

• накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
• накладные на возврат товара,
• накладные на перемещение товара,
• счета-фактуры,
• кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
• акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

• товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
• кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

• реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
• ведомость продаж;
• ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
• ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчеты

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

• отчет по формированию наценки;
• отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
• отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

Торговая регистрация в зарубежных странах

Во всех странах действует порядок государственной регистрации коммерсантов , называемыйторговой регистрацией .

Регистрация обязательна не для всех коммерсантов. Во всех странах она обязательна для уставных торговых товариществ, т.е. акционерных обществ и обществ с ограниченной ответ-ственностью – в континентальной системе права, для компаний – в Англии и для корпораций в США. Полные и коммандитные товарищества во Франции и Германии должны регистрироваться, а регистрация партнѐршипа (партнѐр-ство, товарищество) по англо-американскому праву факультативна.

Цели торговой регистрации:

1) осуществление государственного контроля за ведением торговых про-мыслов и борьбы с тайным предпринимательством;

2) получение государством сведений статистического учѐта для регулиро-вания экономики страны;

3) проведение налогового обложения;

4) предоставление всем участникам хозяйственного оборота данных о ком-мерсантах.

Для регистрации предоставляются предусмотренные законом документы: договор или устав, учредительный акт (меморандум) и иногда ещѐ внутренний регламент.

Регистрация физических и юридических лиц производится раздельно, в различных торговых реестрах.

Значение торговой регистрации может быть конститутивным и декларативным.

Конститутивное значение имеет место, когда только с момента регистрации признаѐтся правовое положение коммерсанта.

Декларативное значение торговая регистрация имеет в случае, если лица признаются коммерсантами независимо от регистрации в силу совершения торговых сделок в виде промысла. Как правило, это касается индивидуальных коммерсантов.

Коммерсант, не зарегистрированный в реестре, не вправе ссылаться на свой статус коммерсанта для получения преимуществ, но не может освободиться от обязательств, взятых в качестве коммерсанта.

Основные принципы торговой регистрации

Основные принципы торговой регистрации:1) публичность; 2) общеизвестность; и 3) достоверность.

Публичность проявляется в том, что реестр доступен каждому желающему, имеющему право требовать выдачи копий и сведений, занесѐнных в реестр.

Общеизвестность означает, что любое лицо считается осведомлѐнным о внесении коммерсанта в реестр, т.е. нельзя ссылаться на незнание содержащихся в реестре сведений.

Достоверность предполагает правильность содержащихся в реестре сведений, которая может быть опровергнута лишь в судебном порядке.

Торговая документация

В соответствии с законодательством коммерсанты обязаны вести торговые книги и иную торговую документацию, а именно:

1) журнальная книга, содержащая сведения обо всех хозяйственных операциях в ходе ведения промысла, требования к третьим лицам и о долгах;

2) инвентарная книга, содержащая опись имущества, баланс, включающий анализ актива и пассива, счета прибылей и убытков и т.п.;

3) деловая документация (счета, коммерческая корреспонденция и т.п.). Торговая документация недоступна для третьих лиц согласно принципу гарантирования со стороны государства коммерческой тайны предпринимателей;

4) для устáвных товариществ обязательна публичная отчѐтность – обязательная ежегодная публикация основных данных о результатах хозяйственной деятельности.

— это особая деятельность людей, связанная с осуществлением актов купли-продажи и представляющая собой совокупность специфических технологических и хозяйственных операций, направленных на обслуживание процесса обмена.

Общественное разделение труда и выделение торгового капитала из общего промышленного капитала выделило торговлю в отдельную самостоятельную отрасль хозяйства и экономики.

Основные функции торговли :

• реализация произведенной (товаров). Выполнение этой функции создает экономическую предпосылку для воспроизводства совокупного общественного продукта и связывает производство с потреблением;
• доведение предметов потребления до потребителей. Именно за счет торговли происходит пространственное перемещение товаров от производителей к потребителям, причем в торговле продолжаются процессы производства в сфере обращения (а именно — транспортировка, хранение);
• поддержание баланса между предложением и спросом. Одновременно торговля активно воздействует на производство в вопросах объема и ассортимента производимых товаров;
• сокращение в сфере потребления (затраты покупателей на приобретение товаров) путем совершенствования технологии продаж, информационных услуг и т.п.;
• функции, связанные с внедрением маркетинга, а именно: рыночные исследования, определение цены, создание служб сервиса, разработка товара и т.п.

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.