Как легко написать письмо-претензию. Пошаговая инструкция. Что такое претензионное письмо и для чего оно нужно? Претензия в страховую компанию

При взаимодействии с партнерами принято корректно выражать свои нарекания по качеству услуг, непогашенной задолженности и прочим нарушениям обязательств по договору. В этом случае имеет смысл грамотно составить претензиальное письмо, в котором отразить суть требований и предложение по решению возникшей проблемы. Готовые примеры, правила составления и другая полезная информация – все это приводится далее.

Возникновение противоречий, как правило, можно разрешить без подачи искового заявления в суд. Основная цель как раз состоит в том, чтобы приложить максимальные усилия для того, чтобы избежать разбирательства в суде. Поэтому назначение этого документа следующее:

Сформулировать собственно претензию – конкретные нарекания к товару, услугам, задержке платежей и прочим важным моментам. При этом нарекания могут касаться невыполнения отдельных условий договора или вообще неисполнения своих обязанностей.
Донести до партнера свою позицию – как предполагается скорректировать ситуацию, какие решения вы ожидаете от своего контрагента.

Таким образом, в большинстве случаев при составлении текста нужно уделить внимание не только «негативной» части со своими требованиями и обоснованием недовольства, но и «позитивной», в которой делается конкретное предложение по разрешению проблемы.

Плюсы досудебного урегулирования ситуации очевидны:

можно сберечь время и деньги;
можно сохранить добрые отношения с надежным партнером, у которого наметились временные затруднения;
можно поднять и свою деловую репутацию как неконфликтного партнера, который имеет намерение и возможность разрешить все противоречия мирным путем.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Даже в случае дальнейшего обращения в суд будет правильным предварительно сформулировать свои нарекания и отправить их партнеру. Если эта мера и не возымеет действия, во время разбирательства можно будет предоставить документ как дополнительное доказательство того, что вы действительно предприняли попытку решить проблему без посредничества суда.

Кто может обратиться с письмом

При этом составить обращение могут все граждане и юридические лица:

Частные лица – граждане России и иностранцы.
Коммерческие компания и предприятия (в лице своих представителей, уполномоченных директором).
Общественные объединения и религиозные организации, прочие юридические лица.

Заявитель может обратиться как лично сам, так и направить своего представителя, действующего на основании доверенности. В последнем случае указываются данные доверенности – название и дата составления.

Последовательность действий при составлении

Прежде чем взяться за составление текста, важно грамотно проанализировать ситуацию, чтобы понять:

Какова цель написания обращения, какие требования уже есть к партнеру. Это и будет основным предметом обращения.
Как можно обосновать свои недовольства – нарушением норм законодательства, договоренностей письменного или устного характера.
Какие документы можно приложить для обоснования – копии договоров, чеков, квитанций, иные платежные документы.
Какой ущерб был нанесен – не только материальный, но и деловой.
Что вы конкретно можете предложить: с точки зрения законодательства или со своей точки зрения.

Требования к тексту

После того, как были получены четкие ответы на каждый вопрос, можно приступить к тексту. При его составлении можно опираться на общие правила делового этикета:

Стиль изложения – официально-деловой. Следует избегать художественных приемов, двусмысленных выражений, личных оценок конкретного человека и тем более негативных высказываний в его адрес.
Желательно составить текст на фирменном бланке компании в печатном виде.
Текст должен быть достаточно кратким, но в то же время содержать подробное описание претензии (по пунктам). Оптимально уложиться в 1-2 печатные страницы.
По ходу написания текста желательно постоянно ссылаться на конкретные пункты договора, нормы законодательства, прочие регламентирующие документы.
При написании предложения нужно также постараться максимально обосновать свои действия. Можно также корректно намекнуть на то, что в случае неисполнения обязательств вы оставляете за собой право и имеете намерение обратиться в суд.

Способ доставки

Используются самые разные способы доставки отправления, однако основная задача – получить документальное подтверждение получения письма. Это может быть:

уведомление о доставке;
расписка о вручении;
выписка из журнала регистрации входящей корреспонденции (ставится дата, название и номер документа).

Лично или с курьером (представителем компании или внештатным сотрудником).
С помощью Почты России – в этом случае нужно послать заказное письмо, в которое также приложить опись с описанием вложения (название документа, оригинал или копия, количество бумаг, общее количество страниц).
С помощью услуг частной почты – доставка по принципу «от двери до двери».

Как вариант, можно отправить сообщение и по факсу, но в этом случае вы не можете получить как таковое уведомление о вручении. Поэтому если есть реальная возможность судебных разбирательств в дальнейшем, лучше всего отправить именно по почте заказным письмом.

Срок ответа

В обще случае срок ответа составляет 30 календарных дней с момента вручения отправления адресату. Отсчет начинается с рабочего дня, который следует за днем вручения (дата указывается в уведомлении). При этом время доставки ответа не учитывается – т.е. контрагенту, партнеру дается ровно 30 календарных дней для того, чтобы сформулировать свой ответ.

Однако в некоторых случаях срок может быть уменьшен:

По закону «О защите прав потребителе» продавец должен предоставить ответ на обращение (или заявление претензионного характера) покупателя не позднее 10 рабочих дней .
В случае со спорами, связанными с ОСАГО, срок составляет 5 рабочих дней .
Наконец, во многих случаях партнеры изначально договариваются об особенностях досудебного разрешения своих разногласий. В частности, нередко прописывается и предельный срок ответа на обращение претензионного характера.

В отдельных случаях стороны могут договориться об увеличении сроков рассмотрения заранее и закрепить это в договоре. С другой стороны, по ходу самой ситуации, в зависимости от конкретных обстоятельств, может также понадобиться дополнительное время – например, для проведения экспертизы, лабораторных анализов и т.п.

В некоторых случаях (например, в связи с противоречиями по аренде) законодательство предписывает обязательный досудебный порядок урегулирования споров. В основном предполагается, что сторона, терпящая ущерб, должна сначала обратиться в своему партнеру по договору с письменным обращением. Если ответа в указанные сроки не поступило или ответ не устроил, то компания вправе сразу обращаться в суд.

Количество экземпляров

Количество экземпляров определяется по ситуации. Как минимум, письмо пишут в двух оригинальных экземплярах – один посылается контрагенту, другой остается на руках. При этом желательно зафиксировать факт отправки и в своем внутреннем журнале регистрации исходящей/входящей корреспонденции.

С оригинала допускается снимать любое количество копий. Эти копии компания может заверить – на всех страницах ставится печать и рукописная подпись уполномоченного лица. Заверение нотариусом необязательно.

Юридическая сила

Это тоже довольно важный и распространенный вопрос. На самом деле письмо нельзя считать документом, который имеет для какой-либо из сторон характер обязательного. В нем не содержится описание прав или обязанностей, потому что это не договор и не соглашение.

С другой стороны, именно оно – основное доказательство того, что компания (или частное лицо) действительно пыталась урегулировать свои разногласия в досудебном порядке. Опыт показывает, что большинство судей позитивно относятся к таким попыткам. С другой стороны, игнорирование обращения контрагентом – это определенная репутационная и даже судебная издержка для него.

Образец 2019 г.

В законодательстве не содержится четкого определения подобного документа и требований к его оформлению, поэтому при составлении следует исходить из реально сложившихся традиций делового документооборота, с учетом особенностей своей ситуации.

В «шапке» прописывается подробное название адресата и отправителя – официальное название компании, контактные данные, ФИО и должность лиц, которые переписываются, т.е. кто обращается и к кому. В случае с частными гражданами достаточно указать ФИО и адрес, контактные данные.
Далее прописывается название документа, оно начинается со слов «Письмо-претензия», а далее можно уточнить характер нареканий: например, «о возврате денежных средств», «о качестве товара», «о нарушении условий договора поставки» и т.п.
Далее идет собственно текст – во вступительной, описательной части следует кратко прояснить ситуацию: какой договор был заключен, когда, на каких условиях.
Затем формулируют претензию. Если их будет несколько, лучше перечислить списком или оформить в виде таблицы для более удобного восприятия получателем.
После этого описывают свои предложения – каким вы видите решение этой ситуации. Здесь же можно выразить надежду на то, что конфликт действительно будет разрешен без привлечения судебного разбирательства. С другой стороны – можно намекнуть на то, что в случае игнорирования обращения у вас не останется иного выбора.
После этого указывают приложения – т.е. количество, названия приложенных документов (копия договора, оригинал платежного поручения, чека и т.п.), а также количество страниц в многостраничных документах.
Ставится подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), прописывается должность обратившегося лица. Здесь же ставится печать, если компания использует ее в своем документообороте.

Бланк, который можно приспособить практически под любой случай, представлен ниже. А конкретные примеры рассматриваются в следующем разделе.

По сути, тональность текста зависит от ваших дальнейших планов. Если отношения с партнером достаточно дороги, лучше всего описать свои пожелания и нарекания в позитивном ключе – как выражение неудовлетворенности, но вместе с тем и надежды на плодотворное сотрудничество в будущем. Если же отношения явно зашли в тупик и был нанесен ощутимый ущерб, нужно рассматривать обращение как последний шаг перед подачей искового заявления. И свои намерения нужно ясно сформулировать и донести до партнера.

Виды претензий

Конкретный вариант оформления зависит от причины нареканий – т.е. какой именно договор был нарушен, чем именно недовольна компания. Далее рассматриваются реальные примеры и правила оформления наиболее распространенных обращений претензионного характера.

Возврат денежных средств

Это наиболее распространенная тематика. Обычно сторона изначально обращается с устной просьбой, но в большинстве случае получает отказ, поэтому вынуждена составить письменное обращение или даже сразу обратиться в суд – по своему усмотрению.

К особенностям составления подобного документа можно отнести следующие:

Возврат денежных средств – довольно серьезное требование, поэтому его необходимо тщательно обосновать, ссылаясь не только на заключенный договор, факт покупки, приложенные документы, но и определенные законодательные нормы – например, на закон «О защите прав потребителей» или Гражданский кодекс.
По этим же соображениям следует предельно конкретно расписать сумму, номер чека, платежного поручения, дату покупки/заключения договора и иные существенные условия с отсылкой к соответствующим документам.
Наконец, важно уточнить и сроки исполнения своих требований, которые тоже обосновываются законодательно. Например, в случае рассмотрения претензии в связи с возвратом средств за некачественный товар покупателю следует исходить из закона «О защите прав потребителей» (продавцу дается 10 рабочих дней для принятия решения).

Образец на который можно опираться как на готовый пример, представлен ниже.

Невыполнение условий договора

Это наиболее распространенная ситуация, связанная с разногласиями друг к другу представителей разных юридических лиц. Нередко с подобными замечаниями обращаются и частные лица, неудовлетворенные оказанными услугами. При этом разногласия могут быть по поводам:

нарушение отдельных пунктов договора;
невыполнение договора в целом;
отказ от своих обязательств на незаконных основаниях и т.п.

Структура обращения практически ничем не отличается, однако важно ссылаться на конкретные пункты договора, подробно описывать факты нарушения (дата, суть), но при этом стараться избегать определения вины, потому что это уже задача суда.

За образец составления можно взять такой пример:

Погашение задолженности

Подобное письмо чаще всего направляется банком своему клиенту или в адрес одной компании со стороны другой: в претензию ставится неполное погашение задолженности, нарушение сроков, способа перечисления суммы (не на тот счет) и т.п.

По качеству товара

В данном случае потерпевшей стороне необходимо подробно описать, почему она считает товар некачественным, сослаться на обязательства партнера по договору, а также определенные нормативные документы, например, ГОСТ, в которых подробно описаны требования к качеству. К этой же категории можно условно отнести те обращения, которые связаны с ситуациями недокомплекта, заводского брака, следов механических повреждений, связанных с некачественным оказанием услуг доставки и т.п.

Срыв срока поставки

Наконец, еще один вид обращения претензионного характера связан с грубым нарушением срока поставки. В этом случае сторона может описать тот ущерб, который был получен, а также указать свое намерение обратиться в суд. За основу можно взять следующий пример:

Составление претензионного обращения – это основная мера досудебного урегулирования, поэтому каждая компания должна иметь в виду, что правильное оформление документа дает дополнительное основание для надежды решить проблемы без посредничества суда.

К сожалению, с необходимостью написать претензию сталкиваться приходится достаточно часто. Количество разнообразных видов претензий – более двух десятков. Самые характерные конфликтные ситуации – некачественно оказанная услуга, товар. Составляется претензия письменно в произвольной форме. Звонить и предъявлять претензию как минимум бессмысленно. Чтобы претензия достигла, цели необходимо написать и оформить ее правильно.

Претензия, поданная в письменной форме – это требование потребителя, описывающего на бумаге факты нарушения его прав услугодателем (работодателем, продавцом, исполнителем). У вас должны быть документы, подтверждающие факт покупки товара или предоставленной услуги: договор, чеки, квитанции, справки, свидетельские показания, фото, прайс-лист, какие-то другие доказательства. Претензию можно подготовить на компьютере или от руки. На листе А4 в верхнем углу справа напишите к кому вы обращаетесь с претензией. Как правило, это не один конкретный человек, а организация (организация, от лица которой оказана некачественная услуга, поставщик, изготовитель). Обязательно укажите название виновной организации, ФИО ее руководителя, занимаемая им должность. Ниже напишите от кого претензия: свои личные (фамилия, инициалы) и контактные данные для связи.

Отступите и в центре строки напишите слово «Претензия». В следующем абзаце коротко, четко изложите суть проблемы – в чем именно были нарушены ваши права. Кем, когда, при каких обстоятельствах произошло это нарушение, какие возникли проблемы вследствие этого. Укажите, чем подтверждаются ваши требования, какими документами. Сделайте оценку понесенного ущерба, приложите калькуляцию (расчет). Если с вашей стороны уже было сделано устное обращение, то укажите, когда и к кому вы обращались.

Далее напишите, как адресат, по вашему мнению, обязан удовлетворить ваши требования. Например, напишите «На основании всего вышеизложенного, в полном соответствии со статьей (укажите наименование закона, нарушенную статью), прошу …». Теперь опишите ваши требования. Как вариант: замена товара, уменьшение стоимости услуги, устранение неисправности, расторжение договора, возврат затраченной суммы и т.д. Не будет излишним приписать «Прошу в месячный срок дать мне ответ о принятых вами мерах».

После этого перечислите, какие документы прилагаете к претензии для подтверждения факта нарушения ваших прав. Напишите слово «Приложения» и сделайте список прилагаемых копий документов. Все оригиналы документов придержите у себя для суда. В заключение поставьте дату и подпись. Неподписанные – анонимные претензии не разбираются. Претензия составляется в 2-х экземплярах. Распечатайте оба экземпляра или сделайте ксерокопию. Копия остается у вас, оригинал передайте адресату лично или по почте.

На вашей копии адресат должен поставить: свои ФИО, должность, подпись, входящий регистрационный номер. Случается, что виновный отказывается принять вашу претензию. Запаситесь двумя свидетелями и при отказе составьте акт об отказе адресата принять вашу претензию. Вручить документ лучше первому лицу – директору или его делопроизводителю. По почте претензию отправляйте ценным или заказным письмом. С помощью сервиса ФГУП Почта России вам не сложно будет отследить срок доставки письма адресату. Возможны следующие три варианта ответа на жалобу: вам откажут в удовлетворении ваших требований, удовлетворят полностью или же частично. Если вам отказывают, то резолюция об отказе должна стоять на вашей претензии или изложена в отдельном документе. Вы получите ответ в течение 30 дней, начиная со дня получения претензии адресатом. Если ответа нет, то пишите жалобу в районную прокуратуру, управление Роспотребнадзора или исковое заявление в суд.

Правовые споры, конфликты, разногласия можно урегулировать не только обращением в суд. Достаточно эффективным способом, позволяющим донести «недовольство» своему деловому партнеру, организации или учреждению является претензионное письмо или претензия.

Что такое претензионное письмо и для чего оно нужно?

Претензионное письмо представляет собой письменное обращение лица к своему контрагенту, содержащее в себе требование об устранении им нарушения его субъективных прав. Претензия как бы «предупреждает», что следующим шагом может быть обращение в суд или другую инстанцию.

Многие гражданско-правовые договоры, особенно длительного действия, например, поставки, содержат условие о том, что перед обращением в суд сторона должна направить претензию. Но даже если такого условия нет, целесообразнее сначала написать претензионное письмо и попытаться решить все мирным путем, нежели затрачивать огромные ресурсы на судебные разбирательства.

Что должно содержаться в претензии и как ее оформить?

В претензионном письме обязательно необходимо прописать:

ФИО отправителя, либо наименование организации, обратный адрес для связи и телефон;
ФИО получателя претензии с адресом отправления. Если письмо направляется в организацию, то необходимо указать ее главу;
Обстоятельства дела, при которых произошло нарушение, а также в чем конкретно это нарушение выражено;
Ссылка на нормы права, которые контрагент нарушил;
Конкретное требование об устранении нарушения, а также срок на его выполнение;
Неблагоприятные последствия для нарушителя, которые наступят, если требование не будет исполнено;
Подпись, печать, дату;

Претензия пишется от руки, но лучше всего ее напечатать. Каких-либо строгих правил по ее оформлению нет, но нужно помнить, что письмо должно быть написано в официально-деловом стиле, предельно четко и понятно для контрагента. Следует избегать двусмысленных оборотов и жаргонных слов.

Образец претензионного письма к заказчику

Генеральному директору ООО «Атом»

Иванову И.И.

000000, г.Москва,

Б.Строченовский пер.,д.1

От Петрова П.П.

000000, г.Москва

пр.Ленина д.1 кв.1

ПРЕТЕНЗИЯ

28 октября 2012г. между ООО «Атом» в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, с одной стороны, именуемое в дальнейшем Заказчик, и Петровым Петром Петровичем с другой стороны, именуемым в дальнейшем Исполнитель, был заключен договор №11-057 на выполнение работ, предметом которого, согласно п.1.1 Договора явилось выполнение Исполнителем работ, указанных в Спецификации №1 и принятие и оплата выполненных работ Заказчиком.

Согласно п.1 Дополнительного соглашения от 30.01.2012г. к Договору, оплата по договору производится в три этапа: оплата первого этапа в размере 50 % от суммы Спецификации №1 приложения №1 до 31.12.2011г. Оплата второго этапа в размере 25% от суммы Спецификации №1 приложения №1 до 30.04.2012г. Оплата остатка суммы осуществляется в течение 14 календарных дней от даты подписания Акта сдачи-приемки выполненных работ, при условии, что работы выполнены надлежащим образом и в установленный срок.

Выполненные Исполнителем работы по Договору были представлены Заказчику, за которые он осуществил оплату в размере 50 % от суммы Спецификации №1. Согласно сложившимся обычаям делового оборота, а также п.2.1.5, 2.2.3 Договора, Заказчик, после направления ему работ, должен осуществить их проверку и в случае возникших недостатков отказаться от приемки результатов, составить совместно с Исполнителем протокол замечаний с указанием недостатков и сроков их устранения.

Однако Заказчик принял результаты работ, оплатив 50% от их стоимости, не принеся замечаний на качество и сроки выполнения работ.

В соответствии с п.1 Дополнительного соглашения №1 от 30.01.2012г. оплата второго этапа в размере 25% от суммы Спецификации №1 приложения №1 производится в срок до 30.04.2012г.

Согласно п.1 ст.781 ГК РФ заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг.

П.6.3 Договора предусматривает право Заказчика отказаться от исполнения настоящего Договора при условии оплаты Исполнителю за фактически выполненную работу, однако Заказчик, в нарушении данного положения, отказался от исполнения Договора, не выплатив Исполнителю предусмотренные Спецификацией №1 и Дополнительным соглашением №1 25 % от суммы, указанной в спецификации.

С Актом оценки выполненных работ от 30.04.2012г., в котором произведена оценка объема работ по Договору от 28.10.2012г. Исполнитель не согласен, поскольку данная оценка выполнена сотрудниками Заказчика, следовательно, она не носит объективный характер, кроме того в данном Акте отсутствует обоснование произведенной оценки; других замечаний относительно выполненных работ Заказчик не высказывал.

Отправленное Заказчиком Соглашение №12-2461 о расторжении договора на выполнение работ №11-057 от 28.10.2012г. противоречит действующему законодательству, а именно п.3 ст.154 ГК РФ ввиду того, что текст данного соглашения не был согласован сторонами, с условиями я не согласен, поэтому не считаю нужным подписывать его.

Указанная в Спецификации №1 сумма с учетом НДФЛ составляет 396 945,50 руб. 25% от указанной суммы составляют 99 236, 38руб.

На основании вышеизложенного,

Выплатить денежные средства по Договору в размере 25% от указанной в Спецификации №1 суммы в размере 99 236,38руб. в течение 15 дней со дня получения данной претензии.

В случае невыплаты указанной суммы буду вынужден обратиться в суд с требованием о выплате данной суммы по Договору, о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами по ст.395 ГК РФ и судебных издержек.

«__»____________2012г. ______________Петров П.П.

Особенности некоторых претензионных писем

Письмо о погашении задолженности

В данном письме должна быть указана конкретная сумма задолженности, срок ее оплаты, а также предусмотренные пени и штрафы. Если договором не предусмотрены проценты, заемщик тем не менее имеет право требовать уплату вознаграждение за пользование его деньгами, согласно ст.395 ГК.

Чтобы контрагенту было понятно, из чего складывается требуемая сумма, предъявитель претензии должен сделать ее подробный расчет. Его можно включить в текст самого письма, а можно в приложение к нему.

Претензия к поставщику, подрядчику, или заказчику

В ней указывается, какой пункт договора он нарушил. Чаще всего нарушаются сроки выполнения работ по генеральному плану, график сдачи объектов по строительному подряду, а также разного рода задержки в оплате, либо неполное перечисление оплаты заказчиком.

Для подкрепление своих доводов необходимо использовать, помимо Договора, статьи Гражданского Кодекса, закрепляющие данные отношения. Например, если качество работ по договору подряда оказалось невысоким, заказчику поможет в составлении претензии ст.723 ГК.

Претензия по поводу качества товара

Это одна из самых востребованных разновидностей претензий. Некачественным считается тот товар, который не выполняет, либо не в полной мере выполняет обычные для него функции. В претензии должно быть написано, какой именно недостаток имеет товар.

Закон закрепляет, что такая претензия может быть подана в течение гарантийного срока службы, либо в течение двух лет с момента приобретения. Если она подается по истечении двух лет, то бремя доказывания ненадлежащего качества переходит на продавца.

Претензия в страховую компанию или в банк

Кредитный договор, договор страхования являются договорами присоединения, то есть клиент этих организаций не может согласовать с организацией какой-то пункт договора, он либо соглашается на это, либо нет. Но, подписав договор, в дальнейшем незаконный пункт можно изменить или отменить.

В претензии должно содержаться оспариваемое условие, а также ссылка на норму закона, которой это условие и противоречит. Помимо суда, коммерческому банку можно «пригрозить» Центробанком, страховой компании - Службой по финансовым рынкам, а им обоим - Роспотребнадзором.

Прошло несколько лет с того дня, когда взимание банковской комиссии за ведение судного счета попало под запрет. Банки, изменяя название данной платы, продолжают требовать с клиентов деньги за услугу. В подавляющем большинстве случаев претензия вынуждает кредитную организацию возвратить уплаченные средства, поскольку судебные тяжбы принесут ей еще большие убытки.

Претензионное письмо транспортной компании

Возможны следующие нарушения со стороны транспортной компании:

срыв поставок товара или груза;
недопоставка товара;
поставка товара ненадлежащего качества;
просрочка в доставке пассажиров и их багажа.

Ответственность за конкретное нарушение будет зависеть от вида транспорта. Например, если товар доставлялся железнодорожным транспортом, за просрочку установлена пеня в размере 9% за каждый день, но не более стоимости всей услуги. Поэтому в письме нужно ссылаться не на общие нормы Гражданского кодекса, а на договор и пункты специализированных актов - Воздушного кодекса, Устав железнодорожного транспорта и т.д.

Ответ на претензионное письмо: что в нем написать?

Отвечать на претензионные письма нужно всегда, потому что, во-первых, так соблюдается деловой этикет, во-вторых, если претензия останется без ответа, сторона, направившая письмо, может расценить это как руководство к более серьезным мерам. В ответе нужно указать:

Информацию, когда претензия поступила к лицу и что она принята к рассмотрению;
Конкретный ответ на требование, содержащееся в письме. Если он утвердительный, и контрагент согласен с претензией, он указывает, какие меры и в каие сроки будут предприняты для устранения нарушения. Если не согласен, то нужно аргументировать отказ;
Дату, подпись, печать организации.

На претензию следует отвечать в установленные сроки. Ответ также целесообразно отправлять тем же способом, которым было отправлено претензионное письмо.

Всем организациям, а также частным лицам, намеревающимся предъявить претензию, нужно знать, что:

текст претензии должен быть ясным и понятным для контрагента;
она должна содержать определенное требование об устранении нарушения, а не абстрактные формулировки;
по правилам делового оборота, на большинство претензий предлагается ответить в течение 10 дней;
в письме должны быть указаны реквизиты сторон и контактная информация;
к претензии нужно приложить копии документов, которые могут служить доказательствами.

Составить претензию гораздо легче, чем исковое заявление, но это не значит, что к ее написанию нужно отнестись легкомысленно. С помощью грамотного претензионного письма можно в короткие сроки восстановить свое нарушенное право.

Большинство договоров, в особенности длительного действия (на поставку товаров и услуг, строительство и т.д.), часто содержат в себе такой пункт как досудебное урегулирование споров посредством претензионного письма.

Из статьи вы узнаете, как правильно подготовить такое письмо, не упустив важных нюансов.

Претензия составляется, когда одна из сторон нарушает условия договора

Претензионное письмо – это обращение в письменном виде к стороне договора, которая нарушила соглашение, с требованием добровольно устранить недостатки или компенсировать их последствия.

Деловое письмо может оформляться как от руки, так и в печатном варианте. Оно должно содержать аргументы, факты, обоснования тех или иных нарушений с соответствующими ссылками на законы, нормативные акты и пункты гражданско-правового договора.

Требования, излагаемые в претензионном письме, чаще всего носят ультимативный характер.

Особенности документа

Претензия может быть адресована как частнику, так и государственному или муниципальному ведомству. Она может быть написана как физическим лицом, так и юридическим.

Для претензионного письма свойственны все признаки деловой переписки: сухость, отсутствие эмоций, четкость и хронологический порядок изложения фактов, ссылки на иные документы.

Претензионное письмо отличается от жалобы, обращения или заявления тем, что как бы бросает вызов стороне-нарушителю. Автор письма дает понять получателю, что у того есть последняя возможность уладить спор добровольно.

Даже если договор не подразумевает претензионное производство для досудебного решения споров, юристы все равно советуют подать претензию и попытаться урегулировать конфликт добровольно – это позволит избежать судебных тяжб, очень затратных в плане времени и в плане финансов.

Претензия содержит данные получателя и отправителя, описание нарушений и требования пострадавшей стороны

Стандартная форма письма-претензии содержит следующие пункты:

Шапка с данными получателя и отправителя (адрес, контакты, ФИО или название организации).
Описание ситуации: что произошло, где и когда, кто был свидетелем и участником событий. Изложение должно вестись в хронологическом порядке.
Список нарушений со ссылками на законы, подзаконные нормативные акты и пункты действующего договора между сторонами.
Требования пострадавшей стороны, выраженные в ультимативной форме и подкрепленные цитатами из договора.
Подпись и ее расшифровка.
Дата.
Приложение (обычно претензионное письмо сопровождают дополнительной информацией о выявленных нарушениях: фото- и видеодоказательствами, свидетельствами очевидцев, экспертными заключениями и т.д.).

Нюансы составления и отправки документа

Претензионное письмо составляется с учетом следующих правил:

Если приложения к претензии занимают несколько страниц, то их лучше пронумеровать (приложение 1, приложение 2 и т. д.). При составлении письма вам будет удобнее ссылаться на них, а получателю – разобраться в ваших ссылках.
Не пишите информации, которая не имеет отношения к делу. Лишние факты и детали могут сыграть с вами злую шутку: вызвать путаницу в последующих разбирательствах. Для удобства вы можете скачать .
Напишите два экземпляра претензии. Один документ отдайте адресату, а на втором сотрудник организации должен поставить визу о получении.
Если вашу претензию отказываются принять, отправьте ее заказным письмом по почте. При отправке письма заказывайте опись вложения и уведомление о доставке – оно послужит доказательством доставки претензии получателю.
Не обвиняйте адресата в том, чего не можете доказать. Ни в коем случае не употребляйте слова «мошенничество», «воровство» и т.д. Все это дискредитирует письмо и значительно снизит вероятность решения проблемы в вашу пользу.

Особенности некоторых типовых писем

Каждый тип претензии имеет свои нюансы

В зависимости от типа нарушенного договора претензионное письмо будет иметь следующие особенности:

Претензионное письмо заказчику, подрядчику или поставщику. Чаще всего составляется из-за нарушения сроков исполнения подряда, поставки продукции или оплаты товара или услуги. Кроме пунктов нарушенного договора, подкрепляется статьями Гражданского кодекса РФ.
Претензия в банк, страховую фирму. Поскольку договора с этими организациями являются договорами присоединения (то есть, клиент не участвует в разработке документа, он либо соглашается с его пунктами, либо нет), то незаконный пункт контракта впоследствии можно отменить или изменить. Чаще всего претензионное письмо в банк пишется для того, чтобы вернуть средства за навязанные услуги. Страховщики получают претензии как правило в результате невыплат денег по страховым случаям. Эти организации крайне неохотно расстаются с финансами, поэтому нелишним будет пригрозить им в тексте обращением в Центробанк, Службу по финансовым рынкам и Роспотребнадзором.
Претензионное письмо о ненадлежащем качестве товара. Пожалуй, самая распространенная форма претензии. Здесь имеет смысл обратить внимание на то, когда можно подавать претензию: либо до конца гарантийного срока, либо в течение двух лет с даты покупки.
Претензия транспортной компании. Здесь есть сложности с обоснованием тех или иных нарушений. Поскольку поставка товара может производиться различными видами транспорта (самолетом, автомобилем, кораблем), то в тексте придется ссылаться не только на пункты договора, ГК РФ, но и на Морской кодекс, Воздушный кодекс или Устав железнодорожного транспорта.
Претензия по погашению задолженности или выплате неустойки. Здесь главное – четко прописать финансовые требования. Если вы хотите, чтобы контрагент выплатил пеню по договору, то необходимо привести расчет, обосновывающий требуемую сумму.

О том, как правильно написать претензию, смотрите в видеоролике:

Документы, содержащие требования к другой стороне сделки или причинителю вреда, называются претензии. В данной рубрике размещены примеры наиболее часто встречающихся в гражданском обороте документов такого типа. Воспользовавшись примерами и информацией к ним, составить претензию самостоятельно не составит труда. Кроме того, на сайте имеется возможность задать вопрос юристу для адаптации опубликованного примера претензии под конкретную ситуацию.

Виды претензий

Составлять претензии, наверное, приходилось каждому из нас. Чаще всего это претензии потребителя, требования которой связаны с действием Закона о защите прав потребителей. Мы разместили не только общий пример претензии потребителя, но и отдельные виды такого документа: претензия об устранении недостатков, о возврате товара, о возврате денежных средств и др. Подача претензии потребителя обязательна до обращения в суд с исковым заявлением о защите прав потребителя.

Еще одним из видов обязательной претензии являются претензии по изменению договора и по расторжению договора. Это касается любых договоров, как заключаемых с физическими лицами, так и с юридическими.

Приведены примеры претензий по отдельным договорам: купли-продажи, подряда, аренды, займа (претензия по расписке). В каждой статье обязательно указывается, является ли составление претензии в данном случае обязательным или носит просто рекомендательный характер.

Отдельными видами претензий являются претензия на возмещение ущерба (до подачи иска о возмещении ущерба в ДТП, от залива квартиры и др.). Основанием их подачи является не сделка, но действие, следствием которого стало причинение ущерба.

Претензия, как доказательство в гражданском деле

Когда обязанность направления претензии прямо предусмотрена законом, подача искового заявления без предоставления доказательств направления претензии приведет к возвращению иска. И тогда истец будет вынужден сначала направить претензию и только потом вновь обратиться в суд.

Часто претензионный порядок урегулирования спора предусмотрен самим договором. Хотя в качестве претензии может рассматриваться любая переписка, содержащая требования и позволяющая установить, на основании чего (договора, действия и др.) направлено такое письмо, рекомендуем в таких случаях составлять досудебную претензию.

Образцы и примеры претензий

На сайте можно скачать образцы претензий по самым распространенным правоотношениям. Кроме того, приведены примеры оформления претензий для конкретных жизненных ситуаций и дали рекомендации по их правильному составлению составлению.