Документация компании. Ненужные бумаги или корпоративная память? Документация или даташит: что такое, где взять и как пользоваться Памятка по управлению документацией в подразделении

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

договор;
счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

товарная накладная — для товаров;
товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
акт выполненных работ/оказанных услуг.

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

договор;
счёт;
бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
накладная;
акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

информацию о суммах денежных средств;
фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

1) совокупность документов, посвященных какому либо вопросу (напр., документация тендерная), 2) способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. На… … Юридический словарь

Материал, данные, факты, документы Словарь русских синонимов. документация сущ., кол во синонимов: 2 техдокументация (1) … Словарь синонимов

документация - и, ж. documentation f., нем. Documentation. 1. Обоснование, подтверждение чего л. документами. БАС 1. Целостность (интегритет) Османской империи подтвердилась не в парламентских речах и яркой публицистике, а в полной международной правовой… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Пакет официальных документов, составленных по определенной форме и содержащих конкретную информацию. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную (товаросопровождающую)… … Экономический словарь

ДОКУМЕНТАЦИЯ, и, жен. 1. см. документировать. 2. собир. Документы (в 1 знач.). Техническая д. | прил. документационный, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

И, мн. нет, ж. (нем. Dokumentation … Словарь иностранных слов русского языка

документация - 1. Способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. Д. обеспечивает достоверность и точность учета, предварительный и последующий контроль за… … Справочник технического переводчика

ДОКУМЕНТАЦИЯ - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную и т.д. Д … Юридическая энциклопедия

документация - 4.11 документация (documentation): Печатные руководства пользователя, диалоговая (оперативная) документация и справочный текст («хелпы»), описывающие как пользоваться программным продуктом. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 2002: Инф … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Книги

Документация по обеспечению качества в сети OMCL , . Издание содержит документацию по обеспечению качества в сети OMCL…
Документация по охране труда в организации Практическое пособие , Ефремова О.. В книге приведен перечень локальных нормативных документов по охране труда, которые должны быть разработаны в организации. Даны рекомендации по их разработке, заполнению и хранению... Для…

В речи людей, связанных с электроникой, встречается фраза: «Нужно посмотреть даташит». Что такое имелось в виду и где взять пресловутый даташит?

Словечко заимствовано из английского языка и оригинально записывается как datasheet. Если перевести его на русский, дословно получится «лист с информацией». Документ составляют на различные устройства и электронные компоненты. Поэтому правильно говорить, что даташит - это подготовленная производителем.

Поиск даташит электронных компонентов

Возможно, станет понятно, что такое даташит микросхемы, после того как он будет открыт. Но вопрос: "Где его взять?"

В Советском Союзе документация стандартизировалась. Если требовалось найти информацию о транзисторе или микросхеме, нужно было взять соответствующее руководство. Сегодня необходимость в справочниках отпала. Их заменили поисковые системы - достаточно вбить слово datasheet и указать название требуемого устройства. Второй вариант получить даташит - зайти на сайт, где собрана документация, и на нём уже провести поиск.

Спецификации на компоненты предоставляются в виде pdf-файлов. Открыть их можно непосредственно в браузере.

Первая страница даташита

После того как документ загружен на компьютер, нужно открыть даташит. Что такое он содержит, на что обратить внимание первую очередь?

Начинать следует с первой страницы. На ней приводится информация, подчёркивающая уникальность конкретного устройства, например широкий частотный диапазон, пониженное энергопотребление, малый темновой ток.

Начальная страница технической спецификации содержит:

свойства компонента (features);
конфигурацию выводов в виде таблицы или схемы (pin configuration).

Следует заметить, что приводимой информации не всегда бывает достаточно, поэтому доверять ей полностью не стоит. Ответы на возникающие вопросы необходимо искать в соответствующих разделах документа. Цель первой страницы - дать представление о нём, то есть рассказать, что такое.

Даташит транзистора по сравнению с аналогичным документом для микросхем невелик, поэтому на первой странице сразу же указывают информацию о его параметрах и подключении.

Наиболее часто пользователи спрашивают про даташит: "Что такое и как его читать?" Если первый вопрос был рассмотрен, то второй ещё предстоит изучить.

Инженеры-электронщики обращают внимание на следующие разделы документа.

Цоколёвка.

Описывает назначение каждого пина микросхемы или транзистора. Проектировщику важны выводы под маркировкой Vcc и GND. Первый из них предназначен для подачи питающего напряжения (чаще всего +5 В), второй - для подключения «земли». Микроконтроллеры могут иметь несколько таких выводов. Их расположение зависит от типа корпуса (PDIP/TQFP/ MLF).

Схема устройства (Block Diagram).

Изображает внутреннее содержание компонента. Например, для микроконтроллера показываются входящие в его состав память, генератор тактовой частоты, порты ввода-вывода.

Схема включения (Circuit Schematic).

Определяет типовое подключение устройства. На практике схемы отличаются от приводимых в документации, поскольку в каждом конкретном случае микросхема или транзистор являются частью сложного электронного устройства, в котором должны учитываться все его составляющие.

Температурные и электрические параметры.

Данные величины приводятся в виде графиков, отражающих зависимость одного параметра от другого.

Начинающий разработчик электронной аппаратуры не всегда понимает, как читать даташит, что такое схема устройства и зачем нужна цоколёвка. Тем не менее рекомендуется читать справочные материалы при разработке нового прибора или ремонте вышедшего из строя оборудования.

Документация и инвентаризация

1. Документ и документация.

2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.

3. Классификация документов.

4. Порядок проверки и обработки документов.

5. Инвентаризация, ее значение и виды.

6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.

7. Формы бухгалтерского учета.

8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Термин "документ" происходит от лат. "decumentum", что значит "свидетельство, доказательство".

Документ и документация.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами.

Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.

Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.

Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования относительно составления документов регламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.

Документы применяются для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

Важное «значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если; они составлены своевременно и правильно оформлены.

С применением в учете электронной вычислительной техники; для сбора и обработки информации наряду с бумажными документами широко используются машинные носители учетной информации. Одни из них фиксируют хозяйственную операций в момент ее совершения, другие - составляются по данным первичных носителёй информации и используются для удобства ее отработки и автоматического ввода в вычислительную машину.

Документация

Документа́ция - это совокупность данных и документов.

В узко-профессиональном значении Документация (документирование) - процесс отбора, классификации, использования и распространения документов . Работа специалиста по подбору документации относится к сфере услуг и образования, особенно если речь идёт о преподавателях, заведующих библиотеками школ и училищ, у которых преобладает педагогический уклон в сфере поиска и использования информации.

Документирование связано с делопроизводством (документационным обеспечением управления), отраслью деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

Виды документации

В зависимости от принадлежности к тем или иным отраслям деятельности документация различается по своему виду и составу.

Техническая документация

Техническая документация - набор документов , используемых при проектировании (конструировании), создании (изготовлении) и использовании (эксплуатации) каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения .

Техническую документацию разделяют на несколько видов:

Проектная документация
- эксплуатационная документация,
- ремонтная документация
Технологическая документация
- документы, определяющие технологический цикл изделия,
- документы, дающие информацию, необходимую для организации производства и ремонта изделия.

Технической документацией также может называться технический паспорт, техническое руководство или техническая литература.

Строительная документация

Проектная документация на объекты капитального строительства в соответствии со статьей 48 Градостроительного кодекса РФ представляет собой документацию, содержащую материалы в текстовой форме и в виде карт (схем) и определяющую архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов капитального строительства, их частей, капитального ремонта, если при его проведении затрагиваются конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности объектов капитального строительства.

Документация на программное обеспечение

Документация на программное обеспечение - это документы, которые сопровождают некоторое программное обеспечение (ПО, программа или программный продукт) и описывают то, как работает программа и/или то, как её использовать.

Аудиторская документация

Аудиторская документация - это совокупность материальных носителей информации, которая отражает совокупность выполненных аудиторских процедур, полученных аудиторских доказательств, заключений, сделанных аудитором, которая составляется самим аудитором, сотрудниками проверяемого экономического субъекта и третьими лицами по запросу аудитора до начала, в ходе и по завершении аудиторской проверки.

И другие

Литература

Нечаева Е. В. Документоведение и документационное обеспечение управления. I ч. СПб.: Изд-во СПб ГПУ, 2003.
Журнал «Отечественные архивы» (Федеральная архивная служба РФ)

Wikimedia Foundation . 2010 .

Синонимы :

Смотреть что такое "Документация" в других словарях:

ДОКУМЕНТАЦИЯ, документации, мн. нет, жен. (книжн.). Действие по гл. документировать. Подробная документация. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова